PENGURUSAN REKOD KERAJAAN Akta Arahan-Arahan dan Surat-Surat Pekeliling

1. Akta, Pekeliling dan Arahan Pentadbiran

Akta Arkib Negara Malaysia 2003

Arahan Perkhidmatan Bab 3       ( Surat Menyurat)

Arahan Perkhidmatan Bab 4       (Fail Memail)

Arahan Perkhidmatan Bab 5      (Memelihara dan Menyimpan Rekod-rekod Kerajaan)

Arahan Perbendaharaan 150    (Tempoh Minimum bagi Menyimpan Buku Akaun dan Rekod Kewangan)

Arahan Perbendaharaan 299    (Buku yang belum guna dan usang) 

Surat Pekeliling Am Bil. 1/1970  (Mengadakan Suatu Kumpulan Laporan-laporan Rasmi di Arkib Negara)

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 1986 (Tempoh minimum bagi menyimpan buku akaun dan rekod kewangan)

Surat Kementerian Kewangan 3hb. November 1993 (Pelupusan bahan bercetak/kertas terpakai daripada Kementerian/Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun) 

Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 (Peraturan pemeliharaan rekod-rekod Kerajaan - menggantikan Surat Pekeliling Bil. 23 Tahun 1972)

Akta Rahsia Rasmi 1972

Arahan Panduan Keselamatan

Perintah Jabatan/Arahan Jabatan

Akta Arkib Negara 2003

Bahagian I Fasal 2 (1)

Arkib

Rekod yang dipelihara bagi nilai kebangsaan atau sejarahnya yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya

Arkib Awam

(a) Rekod awam -

     i) yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya

    ii) yang telah dipindah ke Arkib Negara atau mana-mana tempat yang diarahkan

Arkib Awam

(b) mana-mana rekod    persendirian atau bahan lain yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya diperolehi bagi Arkib Negara oleh Ketua Pengarah

Rekod

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya

Rekod Awam

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal-ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966

Bahagian II Fasal 4

Penubuhan Arkib Negara

Arkib Negara Malaysia sebagai arkib persekutuan, bagi maksud menyediakan garis panduan dalam pengwujudan, pemerolehan, penyimpanan dan pemerolehan rekod dan kemudahan rujukan serta  penyelidikan 

Fasal 7

Fungsi Ketua Pengarah 

memeriksa rekod dalam jagaan atau di bawah kawalan pejabat awam,
mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah,
memberi khidmat nasihat tentang pewujudan, penyenggaraan, penyimpanan, penggunaan, dan pelupusan

Bahagian IV Fasal 25

Larangan Pemusnahan Rekod

(1) Tiada seorangpun boleh memusnah rekod kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib Negara

(2) Seseorang yang berniat untuk memusnah rekod hendaklah,

      - mengisi borang SPR

      - menyatakan sifat rekod

(3) Ketua Pengarah boleh memeriksa rekod awam seperti dinyatakan di bawah subseksyen (2)

(5) Mana-mana yang melanggar subseksyen (1) dan (2) seperti yang dikehendaki di subseksyen (3) boleh didenda tidak melebihi lima ribu ringgit atau dipenjara tidak melebihi satu tahun atau kedua-duanya

Fasal 26 Pelupusan rekod awam

1)  Ketua Pengarah boleh     membenarkan pelupusan mana-mana rekod awam ;

    (a) sebab bilangan, jenis atau bersifat rutin, tidak mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah

    (b) tidak dirujuk-

          (i) tindakan telah selesai/tamat

          (ii) tamat tempoh iaitu            

                persetujuan KP dengan

                ketua pentadbir

    (c) Keadaan fizikal tidak mengizinkan 

 Fasal 27 Jadual Pelupusan Rekod

(1) Ketua pentadbir hendaklah menyediakan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) dalam bentuk yang ditetapkan

(2) KP boleh meluluskan JPR dan boleh   mengenakan apa-apa kehendak atau syarat

(3) JPR ialah jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod tidak bernilai selepas tempoh pengekalan dipatuhi

Fasal 28 Pemindahan rekod awam ke Arkib Negara

1) Tertakluk kepada subseksyen (2) rekod awam hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara; 

     (a) rekod yang telah tamat lebih daripada  lima tahun 

     (b) mana-mana rekod elektronik, dan  

     (c) rekod awam bukan semasa yang mempunyai nilai kebangsaan   atau sejarah

2) Rekod elektronik hendaklah dipindah dengan segera apabila tidak lagi aktif

3) KP boleh menangguhkan mana-mana pemindahan rekod awam, di mana sekiranya pemindahan segera dibuat boleh menjejaskan pentadbiran pejabat awam atau bertentangan dengan kepentingan awam

4) Pemindahan rekod terperingkat adalah dengan kebenaran bertulis menteri

Fasal 30 Jagaan dan kawalan rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi

(1) Arkib Negara bertanggung jawab terhadap rekod awam pejabat awam yang tidak lagi berfungsi

(2) Pejabat awam tidak berfungsi iaitu pejabat awam tidak lagi beroperasi dan tidak ada pengganti

Fasal 32 Penubuhan Pusat Rekod dan Pusat Rekod Agensi

1) KP boleh menubuhkan, menyenggarakan dan mengendalikan Pusat-Pusat Rekod

2) Pusat Rekod bertanggungjawab bagi penyimpanan, pemprosesan dan penyenggaraan rekod

3) KP boleh menasihati dan membenarkan penubuhan Pusat Rekod Agensi yang dikendalikan oleh pejabat awam

Fasal 34 Pusat Rekod Limbo

(1) KP boleh menubuhkan Pusat Rekod Limbo bagi menyimpan dan menyenggara rekod separa semasa 

Penyimpanan hendaklah mengikut cara yang ditetapkan oleh KP

Rekod separa semasa ialah rekod yang tidak kerap diperlukan dalam urusan di pejabat awam

Fasal 35 Pengembalian Rekod Awam

(1) Rekod awam yang dipindah ke Arkib Negara boleh diminta kembali dengan permintaan bertulis dalam tempoh yang dipersetujui

(2) Pengembalian rekod awam bergantung kepada keadaan rekod

Arahan Perkhidmatan Bab Tiga

I.    Menyurat dan Mengalamat  Surat

 1.   Surat menyurat hendaklah jelas

2.    Surat di atas kertas rasmi  jabatan

3.   Memula dan mengakhiri surat  rasmi

4.   Rujukan dan tajuk surat

5.  Perenggan nombor muka surat dan lampiran

6.  Surat mesti dihadkan kepada satu perkara sahaja

Mengalamatkan surat dan sampul surat

7.      Mengalamatkan surat kepada jabatan

8.      Mengalamatkan surat kepada  orangramai

9.      Mengalamatkan surat kepada  firma/badan berkanun

10.   Mengalamatkan surat kepada peguam

 Pengelasan surat-surat keluar dari fail berpengelasan keselamatan

11.    Pengelasan surat ikut  pengelasan fail

12.   Rekod surat keluar

II     Menulis Minit

13.    Pentingnya minit

14.   Cara menulis minit

15.   Minit untuk mendapat  keputusan/tindakan

III     Melayani surat-surat yang  diterima

16.    Tiap-tiap surat memerlukan  perhatian segera

17.    Surat diberi kepada pegawai  hari terima

18(a)  Tindakan bahagian  pendaftaran fail

18(b)  Membuka sampul kecil - tindakan sementara

19(a)   Rekod surat-surat yang   diterima

19(b)   Surat mengandungi   wang/barang berharga

Arahan Perkhidmatan Bab Empat

Fail Memail

 I.   Pengelasan Fail-fail

 1.    Perlu pengelasan fail yang sistematik

2.    Pengelasan bagi pejabat- pejabat kecil

3.    Memberi tajuk fail

4.    Pengelasan keselamatan fail

5.    Merendahkan peringkat  pengelasan keselamatan fail

6.    Memakai kulit fail yang sesuai

II     Mendaftar dan Menyelenggara Fail-fail

7.   Pendaftaran secara nombor  dan abjad

8.  Tahun buka fail dicatat di  doket rekod nombor

9.  Kertas minit dan surat-surat

10.   Merekod surat-surat di kertas minit

11.   Membuka kulit fail baru - sambungan

12.   Peringkat tindakan fail

III Pengedaran Fail-fail

13.  Catatan pengedaran perlu dibuat pada rekod nombor

14. Tanggungjawab pegawai dalam pengedaran fail

15.  Memulangkan fail ke pendaftaran

16.  Pengedaran fail yang mempunyai pengelasan   keselamatan

 IV Simpan Dalam Perhatian

 17.  Buku SDP

 18. Buku SDP diperiksa tiap hari

 V    Memelihara

 19.   Memelihara fail dari keciciran

 20.  Memelihara keselamatan  kandungan fail

 21.  Mengasingkan fail-fail mati

Arahan Perkhidmatan Bab Lima

Memelihara dan Menyimpan  Rekod-rekod Kerajaan

 I    Rekod Kerajaan dan Peranan  Arkib Negara

 1.   Tanggungjawab Ketua Jabatan  memelihara rekod

 2.   Jabatan perlu berhubung  dengan Arkib Negara

 3.   Pegawai Rekod Jabatan

 4.   Rekod-rekod yang perlu  dihantar

5.    Pemeriksaan tahunan bagi  rekod-rekod yang telah  ditutup lebih 5 tahun

 6.   Rekod-rekod disenaraikan  sebelum dihantar ke Arkib  Negara

II  Pemeliharaan Rekod

7.  Rekod mesti dipelihara dengan baik

8.  Bilik simpanan mesti sesuai

9.  Rekod patut disimpan di atas    rak-rak

10.  Mengeringkan rekod dan lain- lain tindakan

11.  Rekod koyak perlu dibaiki

12.  Bilik rekod hendaklah dijaga  dan dibersihkan

Surat Pekeliling Am Bil. 1/1970 - (Mengadakan Suatu Kumpulan Laporan-Laporan Rasmi di Arkib Negara)

Jabatan-jabatan Kerajaan dikehendaki menghantar satu salinan tiap-tiap laporan rasmi yang disediakan oleh Jabatan tersebut sama ada terhad atau tidak, terus kepada Ketua Pengarah Arkib Negara dalam tempoh satu bulan selepas laporan-laporan itu selesai disediakan.

Perkhidmatan rujukan lebih baik kepada Jabatan-jabatan Kerajaan

Laporan rasmi meliputi segala penerbitan Kerajaan dan segala laporan-laporan yang ditaip atau distensil dan yang mempunyai taraf rekod (sulit,rahsia dan sebagainya).

Arahan Perbendaharaan 299 (Buku yang belum guna dan usang)

Kelulusan Juruaudit Negara atau wakil perlu diperolehi sebelum pemusnahan (resit, lesen, borang)

Ketua Jabatan hantar senarai lengkap kepada Jabatan Audit bahan yang tidak boleh diguna dan nyatakan sebab-sebabnya

Keangotaan Lembaga Pemeriksa yang dicadangkan bagi tujuan pemusnahan dan menyediakan perakaunan pemusnahan

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 1986 Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150

Pemusnahan buku akaun dan rekod kewangan

Kelulusan daripada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri dan permohonan sedemikian disalinkan kepada  Ketua Pengarah Arkib Negara dengan maklumat tentang jumlah rekod akan dimusnahkan.

Kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan bagi rekod kewangan yang tiada dalam Lampiran “M”

Lampiran M (Arahan Perbendaharaan No. 150)

Tempoh minimum bagi menyimpan buku akaun dan rekod kewangan

Lejar dan rekod khas, mis., daftar pinjaman pejabat, hutang awam, daftar pindahmilik - 20 tahun

Lejar perakaunan besar perbendaharaan, buku wangtunai, jernal besar, ringkasan dan lejar kecil - 7 tahun

Vaucer pembayaran beresit dan vaucer jernal - 7 tahun

Vaucer masuk, resit pendua - 3 tahun

Buku wangtunai harian, buku bayaran pos dsb. - 1 tahun

Pendua atau kaunterfoil, laporan atau listing kecil komputer - selepas penyelesaian akhir tindakan diambil (maklumat disediakan secara manual, mesin, komputer, mikrografik atau lain cara elektronik)

Pelupusan Bahan Bercetak/Kertas Terpakai Daripada Kementerian/ Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun (Surat Kementerian Kewangan - 3hb. November 1993)

Penamatan Kontrak Pusat dengan Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB) sebagai agensi menyelaras pungutan/jualan bahan bercetak/kertas terpakai

Tanggungjawab Kementerian/Jabatan melupuskan bahan mulai 1 Januari 1994

Kaedah - sebutharga, dibakar atau cara yang sesuai

Kelulusan Akauntan Negara/Bendahari Negeri, Ketua Pengarah Arkib Negara, Ketua Audit atau Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Rekod unsur keselamatan - kelulusan Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

Hasil jualan - dikredit Hasil Kerajaan

Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 (Peraturan pemeliharaan rekod-rekod Kerajaan - mengganti- kan Surat Pekeliling Bil. 23/1972)

Penyenaraian rekod-rekod berumur lima tahun

Penyediaan Senarai Pemindahan Rekod - Sistem Senarai Pemindahan Rekod Jabatan (SSPRJ) - komputer

Pemindahan rekod terperingkat - Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986

Pemusnahan Rekod Kewangan -    SPP Bil. 9/1986 dan AP 299

Penyelarasan di  peringkat agensi - PRJ

Pemusnahan Rekod -   Seksyen 10(1) Akta Arkib Negara

Penyelidikan rekod -    Seksyen 12(2)  Akta Arkib Negara

Rujukan Kembali Rekod -   Borang Permintaan (Misc. 79)