APA DIA FAIL

KENAPA FAIL DIPERLUKAN

PEMBUKAAN FAIL

REKA BENTUK KULIT FAIL

TAJUK FAIL

NOMBOR RUJUKAN FAIL

KERTAS-KERTAS YANG BERHUBUNG

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA/

            TARIKH KANDUNGAN AKHIR

EDARAN FAIL

 

 

MENGKANDUNGKAN SURAT

KERTAS MINIT

KAD KELUAR FAIL

PENUTUPAN FAIL AKTIF

PENUTUPAN FAIL TIDAK AKTIF

FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN

FAIL DIPERLUKAN OLEH 2 PEGAWAI ATAU LEBIH

FAIL ROSAK

FAIL HOMOGENEOUS/ FAIL KES

 

APA DIA FAIL

 

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM

SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR.

“A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.

SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.

TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

 

KENAPA FAIL DIPERLUKAN

 

ALAT PERHUBUNGAN

ALAT KOMUNIKASI YG PENTING

MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI

MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN

MENGAMBIL TINDAKAN

MENGEKALKAN INGATAN

BAHAN RUJUKAN UTAMA

BAHAN BUKTI

BAHAN PENYELIDIKAN

 

PEMBUKAAN FAIL

 

SEMAK DAN PASTIKAN TIDAK BERLAKU:

FAIL SAMA TAJUK DAN SAMA NOMBOR

FAIL SAMA TAJUK DAN LAIN NOMBOR

FAIL LAIN TAJUK DAN SAMA NOMBOR

SEMAK SURAT

BACA ISI SURAT

RUJUK PANDUAN

 

REKABENTUK KULIT FAIL

 

TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)

SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

TERHAD (TANDA TERHAD)

SULIT (Am 436) HIJAU

RAHSIA (Am 437)

RAHSIA BESAR (Am 438)

 

TERPERINGKAT

 

TERHAD:

            BOLEH MENGHALANG KELICINAN PROSES PENTADBIRAN.

SULIT:

            BOLEH MEMUDARATKAN KEPENTINGAN ATAU MERTABAT NEGARA.

RAHSIA:

            BOLEH MEMBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA.

RAHSIA BESAR:

            BOLEH MENGAKIBATKAN KEROSAKAN BESAR KEPADA NEGARA.

 

TAJUK DAN NOMBOR FAIL

­ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.

­ JELAS, RINGKAS DAN PADAT.

­ TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, BPR, ANM,

     PPR , MNI,  BMW DLL.

­ ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG

    MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (HOMOGRAPHS)

    CONTOHNYA  KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.

­ BERDASARKAN FUNGSI JABATAN/AGENSI.

­ NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL SEDIA ADA.

 

KERTAS-KERTAS YANG BERHUBUNG

RUANGAN INI BERMAKSUD:

 

 FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU

    DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA.

 SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN  

    CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA.

 KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN.

 CROSS REFERENCE

 

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA
TARIKH KANDUNGAN AKHIR

 

PERTAMA:

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG DIMASUKKAN KE DALAM FAIL. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL.

 

AKHIR:

TARIKH LAMPIRAN/SURAT TERAKHIR PERLU DICATITKAN APABILA FAL BERKENAAN DITUTUP. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT, TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP SESEBUAH FAIL.

 

EDARAN FAIL 

1)DIHANTAR KEPADA:

            RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN.

2) TARIKH DIHANTAR:

     TARIKH ADALAH HARI,BULAN DAN TAHUN IAITU PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN KEPADA SESEORANG PEGAWAI/KAKITANGAN. UNTUK TINDAKAN.

 

 

KAD KELUAR FAIL (REGISTRI 1) 

a)DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.

b)DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.

c)DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.

d)KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN.

e)BUKTI

 

Kandungan Surat Dalam Fail

 

­SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DISEBELAH KANAN.

­CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’.

­NOMBOR DIBULATKAN.

­NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT KE DALAM HELAIAN KERTAS MINIT.

­GUNAKAN ‘STANDARD FORMAT’ BAGI CATATAN DI KERTAS MINIT BAGI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.

-PEN DAKWAT MERAH CATAT SURAT MASUK.

­PEN DAKWAT BIRU/HITAM CATAT SURAT KELUAR.

 

  MENULIS MINIT

i.SEMUA PERENGGAN DALAM SESUATU MINIT, MELAINKAN PERENGGAN PERTAMA HENDAKLAH DIBERI NOMBOR.

ii.MINIT DENGAN TULISAN TANGAN HENDAKLAH DITULIS DENGAN JELAS.

iii.MINIT YANG PANJANG LEBIH DARI SATU HELAIAN  HENDAKLAH DITAIP KE DALAM KERTAS BERASINGAN SEBAGAI ‘MINIT BEBAS’ DAN HENDAKLAH DIMASUKKAN SEBAGAI SATU KANDUNGAN ATAU LAMPIRAN KE DALAM FAIL.

iv.PEGAWAI PERLU MENULIS RINGKAS JAWATAN DAN TANDATANGAN PENUH.

 

PENUTUPAN FAIL 

FAIL AKTIF:

TEBAL 1 INCI

100 LAMPIRAN

(mana yang lebih dahulu)

 

FAIL TIDAK AKTIF:

TIDAK DIGUNAKAN LEBIH 5 TAHUN

 

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

 

APABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKAN TINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM FAIL DAN FAIL ASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/HILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH DIGUNAKAN SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA. APABILA FAIL

UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGANNYA HENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ITU.

 

BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG HILANGDALAM JANGKAMASA PANJANG(3 BULAN). FAIL LAMA DITUTUP BILA DIJUMPAI SEMULA.

 

FAIL DIPERLUKAN OLEH 2 PEGAWAI ATAU LEBIH 

 

SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN APABILA SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL TNDAKAN OLEH LEBIH DARIPADA 1 ORANG PEGAWAI PADA MASA YANG SAMA SURAT KEDUA PERLU DIBUAT SALINAN PHOTOSTAT DAN  SURAT ASAL DIMASUKKAN KE DALAM FAIL UTAMA DAN

YANG SALINAN DIMASUKKAN KE DALAM SAMPUL KECIL.

 

APABILA SELSAI SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGAN HENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ASAL DAN DIMINITKAN SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.

 

KULIT FAIL ROSAK

 

KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI.

KULIT FAIL ASAL DIGUNTING DAN DIKEPILKAN BERSAMA DALAM KULIT FAIL BARU.

SEKIRANYA KULIT FAIL LAMA TIADA SEBARANG CATITAN PENTING IANYA BOLEH DIMUSNAHKAN DENGAN CARA YANG SELAMAT.

 

 

FAIL HOMOGENEOUS (SEJENIS)

SEKUMPULAN FAIL YANG MEMPUNYAI MAKLUMAT SERUPA MENGENAI SESUATU PERKARA ATAU BIDANG  AKTIVITI TERTENTU YANG DIHASILKAN OLEH SESEBUAH AGENSI CONTOHNYA:

BANTUAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

PEMASANGAN JENTERA JAB. KILANG DAN JENTERA

PAMPASAN PEKERJA DI JAB. BURUH

BIASISWA DI JABATAN PERKH. AWAM/MARA

SUBSIDI PERTANIANDI JABATAN PERTANIAN

FAIL KES           

 

 

ISU-ISU BERBANGKIT 

 

i)SURAT UNTUK PERHATIAN PEGAWAI (U/P:           ).

ii)SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA.

iii)SURAT TERSALAH FAIL.

iv)SURAT BESERTA LAMPIRAN.

v)SURAT SALINAN KEPADA (S.K.).

vi)LAPORAN/MINIT DARIPADA BAHAGIAN LAIN.