Kursus Pengurusan Fail dan Rekod Anjuran LPM dan Arkib Negara Mac 2005

 

Dapatan Kursus

Semua jabatan/organisasi harus akur akan Akta Arkib Negara 2003

Semua jabatan/organisasi harus mempunyai Pegawai Rekod Jabatan

 

Mengadakan satu unit di dalam jabatan/agensi yang bertanggungjawab mengendalikan fail dan rekodnya

 

Mengadakan sistem klasifikasi fail dan rekod yang seragam

 

PEMBUKAAN FAIL

(a) Mempunyai seorang pegawai tertentu yang bertanggungjawab dalam  

     aspek-aspek berikut:

(i) Memberi tajuk fail yang tepat berasaskan kepada perkara yang 

    diuruskan.

(ii) Memberi nombor rujukan yang betul berdasarkan Kod Klasifikasi 

     Perkara.

(iii) Mengklasifikasikan keselamatan fail mengikut warna kulit fail:

      Rahsia Besar (Kuning Berpalang Merah)

      Rahsia (Merah Jambu)

      Sulit (Hijau)

      Terhad (Putih tetapi ditanda/cop perkataan TERHAD)

      Terbuka (Putih)

(b) Mendaftarkan Nombor rujukan fail dalam salah satu dokumen berikut:

(i) Doket faharasat abjad dan doket faharasat bilangan; atau

(ii) Buku Pendaftaran Fail

(c) Memasukkan kertas minit Bil. Am 6 dibahagian dalam Kulit Fail;

(d) Mengkandungkan surat serta mencatatkan nombor kandungan diatas 

     surat yang berkenaan; dan

(e) Mencatatkan kandungan surat yang mengandungi butir-butir berikut:

     Nombor kandungan

     Jabatan pengirim

    Tarikh surat dikandungkan di kertas minit.

2. PEMBUKAAN FAIL SAMBUNGAN

(a) Membuka fail sambungan selepas kandungan mencapai 100 atau satu 

     inci tebal;

(b) Membuka kulit 2 bagi fail sambungan dengan tajuk dan nombor rujukan 

     yang sama dengan fail asal; dan

(c) Bilangan kandungan dalam kulit dua dimulakan dengan nombor

3. PERGERAKAN FAIL

(a) Memaklumkan pergerakan fail kepada kerani melalui:

(i) Borang Pergerakan Fail;

(ii) Telefon; dan

(iii) Memo.

(b) Mencatatkan pergerakan fail dalam doket faharasat bilangan atau 

     dalam lain-lain dokumen seperti kad pergerakan fail.

4. MENDAPATKAN FAIL

(a) Masa yang diambil bagi mendapatkan fail;

(b) Kekerapan fail tidak dapat dikesan;

(c) Staf yang bertanggungjawab untuk mendapatkan fail;

(d) Fail sementara digunakan jika fail asal tidak dapat dikesan; dan

(e) Fail sementara dikandungkan ke dalam fail asal apabila dijumpai.

5. PENYIMPANAN FAIL

(a) Bilik Fail:

(i) Rak yang mencukupi;

(ii) Rak ditampal dengan nombor rujukan fail;

(iii) Susunan rak fail teratur;

(iv) Ruang bilik mencukupi;

(v) Bilik fail kemas dan teratur;
 

(vi) Cahaya lampu yang terang; dan

(vii) Mempunyai ciri-ciri keselamatan seperti berikut:

      Sprinkler

      Alat pemadam api

      Perlindungan daripada makluk perosak seperti lipas.

(b) Bilik fail sentiasa berkunci; dan

(c) Kabinet Besi:

(i) Bilangan yang mencukupi;

(ii) Ditampal dengan nombor rujukan fail;

(iii) Susunan fail yang teratur; dan

(iv) Sentiasa berkunci.

6. PELUPUSAN FAIL

(a) Kekerapan mengasingkan fail aktif dengan yang tidak aktif; dan

(b) Kekerapan memindahkan fail yang tidak aktif ke Arkib Negara.

7. SOKONGAN PENGURUSAN

(a) Penglibatan pihak pengurusan dalam aktiviti-aktiviti berikut:

(i) Pengwujudan sistem fail yang cekap;

(ii) Mengkaji semula sistem fail dari semasa ke semasa;

(iii) Pendidikan dan latihan untuk peningkatan pengetahuan dan kemahiran pekerja;

(iv) Mewujudkan jawatan dan bilangan staf yang sesuai bagi mengendalikan fail; dan

(v) Menyediakan peralatan fail yang mencukupi seperti kabinet dan kulit fail.

 

 

  

“ ….WITHOUT RECORDS TO PROVIDE DOCUMENTARY EVIDENCE OF ITS ACTIVITIES, NO GOVERNMENT OR ORGANISATION CAN BE HELD ACCOUNTABLE “

 

“ RECORDS MANAGEMENT AIMS TO SUPPLY THE RIGHT RECORD TO THE RIGHT PERSON, AT THE RIGHT TIME AND AT THE LEAST POSSIBLE COST”

 

“ CITIZENS SHOULD EXPECT THEIR GOVERNMENT TO MAINTAIN RELIABLE AND ACCURATE DOCUMENTARY EVIDENCE OF ITS DECISIONS AND ACTIONS”