DEFINISI PEMISAHAN

 

TINDAKAN MENGASINGKAN REKOD MENGIKUT NILAI

 

SATU TINDAKAN MENGASING DAN MENGALIHKAN SATU KUMPULAN REKOD DARI SATU LOKASI KE LOKASI YANG LAIN BERDASARKAN YANG MANA KITA PERLUKAN.

 

TINDAKAN SEBELUM PEMISAHAN

 

KAJIAN DAN PENILAIAN

 

MENGENALPASTI REKOD BERNILAI KEKAL/SEMENTARA/TIDAK BERNILAI

 

MEMASTIKAN PENGGUNAAN RUANG SECARA EKONOMIK

 

LANGKAH-LANGKAH PEMISAHAN

PENGASINGAN

PENILAIAN

PENYIMPANAN

KEKAL

SEMENTARA

PEMUSNAHAN

 

DEFINISI PENILAIAN

 

PENGANALISAAN, PENGKAJIAN, PENTAFSIRAN DAN PENENTUAN KUALITI MAKLUMAT  YANG TERDAPAT DI DALAM REKOD

 

OBJEKTIF PENILAIAN REKOD:

MENGHASILKAN TEMPOH SIMPANAN REKOD YANG MUNASABAH DITERIMA
MENGENALPASTI REKOD TIDAK BERNILAI DAN BOLEH DIMUSNAHKAN SEGERA
MENGENALPASTI REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN
         
          PUSAT REKOD
          BILIK REKOD DI JABATAN
          ARKIB NEGARA

 

REKOD AKTIF/SEMASA

REKOD-REKOD YANG MASIH DIGUNAKAN UNTUK PENTADBIRAN HARIAN JABATAN /AGENSI KERAJAAN


REKOD SEPARUH AKTIF/SEPARUH SEMASA

REKOD-REKOD YANG TIDAK DIGUNAKAN UNTUK PENTADBIRAN HARIAN/AGENSI KERAJAAN TETAPI MASIH PERLU DIRUJUK DARI SEMASA KE SEMASA

REKOD TIDAK AKTIF/TIDAK SEMASA

REKOD-REKOD YANG TIDAK DIGUNAKAN UNTUK PENTADBIRAN HARIAN JABATAN/AGENSI KERAJAAN DAN TIDAK DIPERLUKAN UNTUK RUJUKAN PENTADBIRAN

 

SOALAN SEMASA MENILAI REKOD

 

KENAPA? SIMPAN MUSNAH

 

BERAPA LAMA?

 

UNTUK SIAPA?

 

 

APA YANG HENDAK DIKAJI?

 

GUNANYA

 

PRIMARY (UTAMA) – KEPADA PENGWUJUD

 

SECONDARY (KEDUA) – KEPADA ORANG LAIN

 

NILAI UTAMA (PRIMARY VALUE)

 

PENTADBIRAN

KEWANGAN

PERUNDANGAN

KEGUNAAN AM

 

          DARI SUDUT PANDANGAN AGENSI PEWUJUD

 

NILAI KEKAL/BERTERUSAN

 

SEJARAH

PENYELIDIKAN

PERUNDANGAN

HAK INDIVIDU

 

DARI SUDUT PANDANGAN ARKIB

 

SEMUA REKOD BERTARIKH PADA DAN SEBELUM 31 DIS 1948 DISIMPAN KEKAL

 

 

NILAI PENTADBIRAN

 

AKTIVITI HARIAN

RUJUKAN SEMASA

KEKUKUHAN (consistency)

KESINAMBUNGAN (Continuity)

POLISI

MAKLUMAT RANCANGAN JABATAN

MINIT MESYARAT

JAWATANKUASA

 

NILAI KEWANGAN

 

DASAR KEWANGAN JABATAN

PUNGUTAN HASIL DAN PERBELANJAAN

ANGGARAN BELANJAWAN

BELANJAWAN PROJEK PEMBANGUNAN PENTING

LAPORAN EKONOMI

BUDGET

 

NILAI PERUNDANGAN

 

HAK/KEWAJIPAN (obligation) KERAJAAN

KEPUTUSAN PERUNDANGAN

PERJANJIAN

KONTREK ANTARABANGSA

PEMILIKAN HARTABENDA

HAK INDIVIDU

AKTA/ORDINAN/ARAHAN

 

NILAI SEJARAH DAN PENYELIDIKAN

 

PERISTIWA BERSEJARAH

PERANG DUNIA

MERDEKA

DARURAT

SEJARAH

BANGUNAN

JABATAN

BIODATA

PERIBADI/PERKHIDMATAN

PERCONTOHAN

 

REKOD YANG BOLEH DIPINDAH

 

REKOD DIWUJUD PADA ATAU SEBELUM TAHUN 1948

REKOD BERNILAI KEKAL

REKOD TIDAK AKTIF

REKOD DIPERSETUJUI MENGIKUT JPR

REKOD DIPERSETUJUI OLEH KP ANM

REKOD TERPERINGKAT YANG BERNILAI KEKAL DAN TELAH DIKELASKAN SEMULA

 

REKOD YANG TIDAK BOLEH DIPINDAH

 

REKOD AKTIF/SEPARA AKTIF

BELUM 5 TAHUN DARIPADA TARIKH PENUTUPANNYA

REKOD YANG MASIH DIPERLUKAN OLEH JABATAN OPERASI

PENTADBIRAN

PERUNDANGAN

REKOD TERPERINGKAT YANG BELUM DIKELASKAN SEMULA

 

CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKAL

 

NILAI PENTADBIRAN

FAIL PERIBADI DAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN

PERLANTIKAN, PENGESAHAN JAWATAN, PERTUKARAN, KENAIKAN PANGKAT, PERSARAAN DAN TINDAKAN TATATERTIB

PELAN BANGUNAN, HAK MILIK TANAH DAN BANGUNAN

AKTA, PINDAAN AKTA JABATAN

DASAR JABATAN MELIPUTI CADANGAN/KOMEN/PENGESAHAN

SURAT PEKELILING PENTADBIRAN, ARAHAN JABATAN/AGENSI PUSAT

AGENDA/MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA

PERWAKILAN KUASA DAN TANGGUNGJAWAB

PROJEK PEMBANGUNAN

TERBITAN YANG DISEDIAKAN

 

CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKAL

 

NILAI KEWANGAN

LAPORAN/PENYATA BELANJAWAN TAHUNAN

ANGGARAN BELANJAWAN TAHUNAN

LAPORAN/PENYATA AUDIT

POLISI KEWANGAN

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN/ARAHAN/PERATURAN KEWANGAN

KONTRAK DAN PERJANJIAN PROJEK PEMBANGUNAN PENTING

 

 

CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKAL

 

NILAI PERUNDANGAN

PERJANJIAN

PAJAKAN TANAH

HAKMILIK HARTA

KEPUTUSAN PERUNDANGAN BERKAIT PENTADBIRAN

 

 

CONTOH REKOD DICADANG MUSNAH

 

PEMBELIAN KENDERAAN, CUTI, KURSUS

PESANAN TEMPATAN, TUNTUTAN PERJALANAN

ALATULIS, KAD PERAKAM WAKTU, BIASISWA,

PERABUT, KANTIN, SUKAN, KEBAJIKAN, DLL..

 

FAEDAH PENILAIAN REKOD

 

REKOD BERNILAI KEKAL ADALAH:WARISAN NEGARA

MENGANDUNGI MAKLUMAT PENTING MENGENAI PENTADBIRAN DAN SEJARAH NEGARA

SUMBER RUJUKAN UTAMA

 MAKLUMAT HAK KERAJAAN DAN INDIVIDU

 MENGANDUNGI ILMU PENGETAHUAN DAPAT MENIMBULKAN KESEDARAN KEBANGSAAN DAN PEMBENTUKAN MASYARAKAT YANG BERSATUPADU

LAHIRKAN GENERASI YANG CINTAKAN BANGSA, NEGARA DAN WARISAN SEJARAHNYA

 

SEKIRANYA DIMUSNAHKAN PASTI TIADA GANTI

 

 

CARA PENILAIAN

 

SENARAI PEMINDAHAN REKOD

 

INVENTORI REKOD

 

JADUAL PEMISAHAN REKOD

SEMUA SIRI

SEMUA REKOD JABATAN/AGENSI

          SENARAI PEMINDAHAN REKOD

          SENARAI TERPERINCI YANG MENGANDUNGI MAKLUMAT MENGENAI SETIAP UNIT/ITEM FAIL YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN/ AGENSI KERAJAAN

 

TUJUAN SENARAI PEMINDAHAN REKOD

         

BUKTI PEMINDAHAN

 

PERKHIDMATAN RUJUKAN

 

MENGENALPASTI SETIAP UNIT/ITEM FAIL

 

ULANGKAJI SENARAI DAN  ULANGKAJI FIZIKAL

 

APA DIA INVENTORI REKOD

 

MAKLUMAT TERPERINCI MENGENAI SIRI-SIRI REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN/AGENSI KERAJAAN

          TUJUAN INVENTORI REKOD

MENGENALPASTI SIRI REKOD (NILAI)

MENGETAHUI JUMLAH REKOD

MENGETAHUI ALAT KELENGKAPAN DIGUNAKAN

MENYEDIAKAN JADUAL PEMISAHAN REKOD

PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD HOMOGENEOUS

          APA KANDUNGAN INVENTORI REKOD

MAKLUMAT TERPERINCI MENGENAI SIRI REKOD

DESKRIPSI LENGKAP

KANDUNGAN/MAKLUMAT

BENTUK/SIFAT/CIRI

KEGUNAANNYA (NILAI)

FUNGSI REKOD

LOKASI

KELENGKAPAN DIGUNAKAN

JUMLAH REKOD

          LIPUTAN INVENTORI

SEMUA REKOD HOUSEKEEPING DAN FUNCTIONAL:

TERPERINGKAT ATAU TERBUKA

AKTIF/SEMI AKTIF/TIDAK AKTIF

SEMUA BENTUK/JENIS REKOD

          FAIL

          BORANG

          PETA/PELAN/LUKISAN

          GAMBAR

          PITA RAKAMAN/DATA KOMPUTER

          MIKROFILEM

          DLL.

 

 

APA ITU SIRI

 

          UNIT-UNIT FAIL/DOKUMEN YANG DIWUJUDKAN MENGIKUT SESUATU SKIM DAN DIBERI NOMBOR KOD KHAS ATAU DISUSUN IKUT SISTEM ATAU BENTUK SERUPA HASIL DARI PEWUJUDAN, PENERIMAAN DAN PENGGUNAAN

 

JADUAL PEMISAHAN REKOD

          SATU JADUAL YANG MENUNJUKKAN TEMPOH SIMPANAN SIRI-SIRI REKOD DI SESEBUAH JABATAN/AGENSI KERAJAAN DAN TINDAKAN PEMISAHAN YANG DIPUTUSKAN

 

          OBJEKTIF JADUAL PEMISAHAN REKOD

MEMASTIKAN REKOD-REKOD YANG BERNILAI YANG DIWUJUDKAN OLEH JABATAN/AGENSI KERAJAAN AKAN TERPELIHARA

 

 REKOD-REKOD YANG TIDAK BERNILAI DAPAT DIMUSNAHKAN SECARA SISTEMATIK

 

PENYEDIAAN JADUAL PEMISAHAN REKOD

MELANTIK PEGAWAI REKOD JABATAN

MENDAPAT NASIHAT ANM

MENUBUHKAN JAWATANKUASA JPR

MENGUMPUL MAKLUMAT

MENGENALPASTI JENIS REKOD

PENYEDIAAN INVENTORI REKOD. 3 SALINAN KE ANM

MENGKAJI REKOD UTK. MENENTUKAN NILAI

CADANGAN TEMPOH SIMPANAN

PENGESAHAN KETUA JABATAN/AGENSI

MENGEDARKAN JPR DILULUSKAN SETELAH OLEH ANM

MENGKAJI SEMULA JPR SETIAP 5 TAHUN

HASIL PENILAIAN

 

SIMPAN

          KEKAL

          SEMENTARA

 

MUSNAH

           RINCIH

           JUAL

           TANAM

           BAKAR

 

APAKAH TINDAKAN YANG EKONOMIK   DAN EFISYEN

PILIHAN:

 

SIMPAN DI JABATAN

SIMPAN DI BILIK REKOD

SIMPAN KEKAL DI ANM

MUSNAH

 

KESAN PEMISAHAN DAN PENILAIAN

REKOD BERNILAI TERPELIHARA

MUDAH KESAN MAKLUMAT

LICINKAN PROSES PENTADBIRAN

KURANG SESAK RUANG

KURANG KOS SIMPANAN

TAMBAH HASIL

 

 

SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB

 

KETUA-KETUA JABATAN

KETUA PENGARAH ARKIB

KETUA SETIAUSAHA PERBENDAHARAAN/BENDAHARI NEGERI

KETUA PEGAWAI KESELAMATAN KERAJAAN JPM

PEGUAM NEGARA