KONSEP PENGURUSAN REKOD
AKTA ARKIB NEGARA 2003
REKOD
Bahan dalam bentuk
bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya
merakamkan maklumat termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku,
peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman
bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau
ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya
AKTA ARKIB
NEGARA 2003
REKOD AWAM
Rekod yang diterima secara
rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan
hal-ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau pekerja pejabat awam
dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan
Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta
ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang
ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966
CIRI-CIRI
REKOD
BERKEMBANG
HIDUP DALAM TIGA PERINGKAT
MENGANDUNGI MAKLUMAT
MEMPUNYAI NILAI
DUA KATEGORI UTAMA
Housekeeping
Functional (Operasional)
KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI
AKTIVITI PENTADBIRAN:
§PENTADBIRAN AM
§HARTA DAN BANGUNAN
§ALAT KELENGKAPAN
§KEWANGAN
§PERSONEL
KUMPULAN FUNCTIONAL (OPERASIONAL)
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI
FUNGSI ASASNYA:
§
TANAH DI PEJABAT
TANAH/DAERAH
§
SURAT BERANAK DI
JPN
§
PASPORT DI JABATAN
IMIGRESEN
§
NIKAH/CERAI DI JAB. AGAMA ISLAM
§
CUKAI PENDAPATAN DI
LHDN
KEPENTINGAN REKOD
§
NILAI PENTADBIRAN
§
NILAI PERUNDANGAN
§
NILAI KEWANGAN
§
NILAI SEJARAH
§
NILAI KEBUDAYAAN
§
NILAI PENYELIDIKAN
“ ….WITHOUT RECORDS TO PROVIDE
DOCUMENTARY EVIDENCE OF ITS ACTIVITIES, NO GOVERNMENT OR ORGANISATION CAN BE
HELD ACCOUNTABLE “
MASALAH REKOD
MEMERLUKAN
RUANG DAN MENGGUNAKAN WANG, MENGHALANG KECEKAPAN, MENJEMUKAN/KOTOR, BERBAGAI
JENIS
JUMLAH
YANG BESARDIPERLUKAN, MUSUH-MUSUH
PENGURUSAN REKOD TAKRIF
SUATU PROSES YANG MELIBATKAN KAEDAH
KAWALAN/MENGURUSKAN
MAKLUMAT/REKOD/DOKUMEN
DARI PERINGKAT PEWUJUDAN REKOD PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN REKOD PEMISAHAN REKOD
“ RECORDS MANAGEMENT AIMS TO
SUPPLY THE RIGHT RECORD TO THE RIGHT PERSON, AT THE RIGHT TIME AND AT THE LEAST
POSSIBLE COST”
MATLAMAT PENGURUSAN REKOD
UNTUK MENGAWAL PENGWUJUDAN DAN PERKEMBANGAN
REKOD
UNTUK MENGURANG KOS OPERASI
UNTUK MEMPERBAIKI KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI
UNTUK MENERAPKAN TEKNOLOGI PENGURUSAN REKOD
BARU
UNTUK MEMPASTIKAN KEPATUHAN UNDANG-UNDANG
UNTUK
MENGURANGKAN RISIKO PERUNDANGAN
UNTUK MENGAWALSELIA
MAKLUMAT-MAKLUMAT PENTING
UNTUK MENYOKONG
KEPUTUSAN PENGURUSAN YANG BAIK
UNTUK MEMELIHARA
MAKLUMAT NEGARA DAN INSTITUSI
UNTUK MENGUKUR TAHAP
PROFESIONALISMA
PEWUJUDAN REKOD
PENGKAJIAN DAN PENENTUAN JENIS-JENIS REKOD YANG
PERLU DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH AGENSI
MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD DAN MEMASTIKAN IANYA
DISALURKAN DENGAN BETUL SUPAYA KEUTUHAN REKOD ITU TERPELIHARA DAN KAITAN ANTARA
SATU KUMPULAN REKOD DENGAN YANG LAIN TIDAK TERHALANG
PEMELIHARAAN DAN PENGGUNAAN REKOD
PEMBENTUKAN DAN PENGAWALAN SISTEM PENGGUNAAN REKOD DAN MAKLUMAT DI SESEBUAH AGENSI
MENJAMIN SUPAYA REKOD YANG BERTARAF AKTIF DAN
SEPARA AKTIF DAPAT DISELENGGARA,DIPELIHARA DAN DIGUNAKAN DENGAN CEKAP DAN
SEMPURNA OLEH SEMUA PIHAK YANG MEMERLUKANNYA
APAKAH AKTIVITINYA
MENGKELAS, MEINGINDEKS, MENGEDAR, MENYIMPAN, MENGESAN
PEMISAHAN REKOD
MENGKAJI DAN MENGENALPASTI
REKOD-REKOD UNTUK SIMPANAN SEMENTARA, KEKAL ATAU PEMUSNAHAN
MEMASTIKAN SESEBUAH ORGANISASI TIDAK DIBEBANKAN
DENGAN JUMLAH REKOD ATAU MEDIUM MAKLUMAT YANG TERLALU BANYAK SEHINGGA BOLEH
MENYEBABKAN KEGENDALAAN DALAM PROSES PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN HARIAN
APAKAH AKTIVITINYA
KHIDMAT NASIHAT, PENILAIAN REKOD, SENARAI PEMINDAHAN REKOD,
INVENTORI REKOD, JADUAL PELUPUSAN REKOD, PEMINDAHAN KE ANM, PEMUSNAHAN REKOD
“ CITIZENS SHOULD EXPECT THEIR GOVERNMENT TO MAINTAIN RELIABLE AND
ACCURATE DOCUMENTARY EVIDENCE OF ITS DECISIONS AND ACTIONS”
TANGGUNGJAWAB ANDA
MEWUJUD DAN MENJAGA REKOD-REKOD
REKOD DISIMPAN SECARA SISTMATIK DAN DIPELIHARA DENGAN BAIK
MENGASINGKAN REKOD YANG TIDAK DIPERLUKAN
DAPATKAN KHIDMAT NASIHAT DARI ANM – UNTUK PENGURUSAN/PEMISAHAN
| Home | Program | Peserta | Profil Arkib | Pengendali |
Dibina pada 20/03/05 oleh Azizi@2005