Make your own free website on Tripod.com

KONSEP PENGURUSAN REKOD

AKTA ARKIB NEGARA 2003

REKOD

 

 

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya

 

 

 

 

 

 

 

AKTA ARKIB NEGARA 2003
REKOD AWAM

 

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal-ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CIRI-CIRI REKOD

 

 

BERKEMBANG

HIDUP DALAM TIGA PERINGKAT

MENGANDUNGI MAKLUMAT

MEMPUNYAI NILAI

DUA KATEGORI UTAMA

Housekeeping

Functional          (Operasional)

 

 

KUMPULAN  REKOD HOUSEKEEPING

 

 

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN:

 

 

§PENTADBIRAN AM

§HARTA DAN BANGUNAN

§ALAT KELENGKAPAN

§KEWANGAN

§PERSONEL

 

 

KUMPULAN FUNCTIONAL (OPERASIONAL)

 

 

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI FUNGSI ASASNYA:

§       TANAH DI PEJABAT   TANAH/DAERAH

§        SURAT BERANAK DI JPN

§        PASPORT DI JABATAN IMIGRESEN

§       NIKAH/CERAI DI JAB. AGAMA ISLAM

§        CUKAI PENDAPATAN DI LHDN

 

 

KEPENTINGAN REKOD

 

 

§      NILAI PENTADBIRAN

§      NILAI PERUNDANGAN

§      NILAI KEWANGAN

§      NILAI SEJARAH

§      NILAI KEBUDAYAAN

§      NILAI PENYELIDIKAN

 

 

 

….WITHOUT RECORDS TO PROVIDE DOCUMENTARY EVIDENCE OF ITS ACTIVITIES, NO GOVERNMENT OR ORGANISATION CAN BE HELD ACCOUNTABLE

 

 

 

MASALAH REKOD

 MEMERLUKAN RUANG DAN MENGGUNAKAN WANG, MENGHALANG KECEKAPAN, MENJEMUKAN/KOTOR, BERBAGAI JENIS

 JUMLAH YANG BESARDIPERLUKAN,  MUSUH-MUSUH

 

 

 

PENGURUSAN REKOD TAKRIF

 

 

SUATU PROSES YANG MELIBATKAN KAEDAH KAWALAN/MENGURUSKAN  MAKLUMAT/REKOD/DOKUMEN

DARI PERINGKAT  PEWUJUDAN REKOD PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN REKOD PEMISAHAN REKOD

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“ RECORDS MANAGEMENT AIMS TO SUPPLY THE RIGHT RECORD TO THE RIGHT PERSON, AT THE RIGHT TIME AND AT THE LEAST POSSIBLE COST”

 

 

 

MATLAMAT PENGURUSAN REKOD

 

 

UNTUK MENGAWAL PENGWUJUDAN DAN PERKEMBANGAN REKOD

UNTUK MENGURANG KOS OPERASI

UNTUK MEMPERBAIKI KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI

UNTUK MENERAPKAN TEKNOLOGI PENGURUSAN REKOD BARU

UNTUK MEMPASTIKAN KEPATUHAN UNDANG-UNDANG

UNTUK MENGURANGKAN    RISIKO PERUNDANGAN

UNTUK MENGAWALSELIA MAKLUMAT-MAKLUMAT PENTING

UNTUK MENYOKONG KEPUTUSAN PENGURUSAN YANG BAIK

UNTUK MEMELIHARA MAKLUMAT NEGARA DAN INSTITUSI

UNTUK MENGUKUR TAHAP PROFESIONALISMA

 

 

 

 

 

 

 

PEWUJUDAN REKOD

 

 

 

PENGKAJIAN DAN PENENTUAN JENIS-JENIS REKOD YANG PERLU DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH AGENSI

 

 

MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD DAN MEMASTIKAN IANYA DISALURKAN DENGAN BETUL SUPAYA KEUTUHAN REKOD ITU TERPELIHARA DAN KAITAN ANTARA SATU KUMPULAN REKOD DENGAN YANG LAIN TIDAK TERHALANG

 

 

PEMELIHARAAN DAN PENGGUNAAN REKOD

 

 

PEMBENTUKAN DAN PENGAWALAN SISTEM  PENGGUNAAN REKOD   DAN MAKLUMAT DI SESEBUAH AGENSI

 

MENJAMIN SUPAYA REKOD YANG BERTARAF AKTIF DAN SEPARA AKTIF DAPAT DISELENGGARA,DIPELIHARA DAN DIGUNAKAN DENGAN CEKAP DAN SEMPURNA OLEH SEMUA PIHAK YANG MEMERLUKANNYA

 

 

 

 

 

 

APAKAH AKTIVITINYA

 

 

MENGKELAS, MEINGINDEKS, MENGEDAR, MENYIMPAN, MENGESAN

 

 

 

 

 

PEMISAHAN REKOD

 

 

MENGKAJI DAN MENGENALPASTI  REKOD-REKOD UNTUK SIMPANAN SEMENTARA, KEKAL ATAU PEMUSNAHAN

 

MEMASTIKAN SESEBUAH ORGANISASI TIDAK DIBEBANKAN DENGAN JUMLAH REKOD ATAU MEDIUM MAKLUMAT YANG TERLALU BANYAK SEHINGGA BOLEH MENYEBABKAN KEGENDALAAN DALAM PROSES PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN HARIAN

 

 

 

 

 

APAKAH AKTIVITINYA

 

 

 

KHIDMAT NASIHAT, PENILAIAN REKOD, SENARAI PEMINDAHAN REKOD, INVENTORI REKOD, JADUAL PELUPUSAN REKOD, PEMINDAHAN KE ANM, PEMUSNAHAN REKOD

 

 

 

 

 

 

 

 

“ CITIZENS SHOULD EXPECT THEIR GOVERNMENT TO MAINTAIN RELIABLE AND ACCURATE DOCUMENTARY EVIDENCE OF ITS DECISIONS AND ACTIONS”

 

 

 

TANGGUNGJAWAB ANDA

 

 

MEWUJUD DAN MENJAGA REKOD-REKOD

REKOD DISIMPAN SECARA SISTMATIK DAN DIPELIHARA DENGAN BAIK

MENGASINGKAN REKOD YANG TIDAK DIPERLUKAN

DAPATKAN KHIDMAT NASIHAT DARI ANM – UNTUK PENGURUSAN/PEMISAHAN

 

 

| Home | Program | Peserta | Profil Arkib | Pengendali

 

 

Dibina pada 20/03/05 oleh Azizi@2005