Make your own free website on Tripod.com

Peraturan dan Amalan Registri

ii) Pergerakan dan Pengawalan Fail

 

 

oTUJUAN PERGERAKAN FAIL

 

PERGERAKAN FAIL TERBUKA

PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV)

 

oTUJUAN PENYIMPANAN FAIL

 

 

PENYIMPANAN SESUDAH TINDAKAN SELSAI

PENYIMPANAN SEBELUM TINDAKAN SELESAI

TEMPOH PENGGUNAAN FAIL DAN PANGGIL BALIK

PENGEDARAN TIDAK MELALUI REGISTRI

PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

MEMELIHARA DAN MENJAGA KESELAMATAN FAIL

 

 

 

TUJUAN PERGERAKAN FAIL

 

 

UNTUK MENGAMBIL TINDAKAN

ARAHAN DAN KEPUTUSAN

URUSAN MESYUARAT

RUJUKAN DAN KAJIAN

 

 

 

PERGERAKAN FAIL TERBUKA

 

 

 

SURAT DIKANDUNGKAN

MINIT TINDAKAN

CATATAN DI KULIT FAIL

REKOD MAKLUMAT PERGERAKAN FAIL

EDARAN MESTI MELALUI REGISTRI

PENGGUNAAN NOTA PERGERAKAN

FAIL TIDAK BOLEH DISIMPAN DI BILIK/MEJA PEGAWAI

 

PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT

 

PENDAFTARAN SULIT

SISTEM SAMPUL DUA LAPIS

EDARAN KELUAR PEJABAT

BAB V PERKARA 61-66 ARAHAN KESELAMATAN

PEKELILING PKPKK(R)200/55 Klt. 7(21), JPM BTH 21/8/1999

 

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV)

 

 

 

FAIL DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAH DITENTUKAN.

MENCATAT PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANG DITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL.

MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG SAMA.

 

 

 

TUJUAN PENYIMPANAN FAIL

 

 

APABILA TINDAKAN SELESAI:

 

 

UNTUK SEMAKAN

MEMBUAT CATATAN PADA KULIT FAIL

DIREKOD KE DALAM DOKET

DISIMPAN KE DALAM KABINET 4 LACI

FAIL DIMASUKKAN KE DALAM POKET FAIL

SENARAI PADA KABINET

 

 

APABILA TINDAKAN TIDAK SELESAI:

 

 

CATAT TARIKH SDP DI KULIT FAIL DAN DOKET

SIMPAN DALAM KABINET BERASINGAN

SIMPAN DALAM POKET BERDASARKAN 31 HARI

DIPERIKSA TIAP-TIAP HARI

HANTAR KEPADA PEGAWAI UNTUK TINDAKAN SELANJUTNYA

 

 

TEMPOH PENGGUNAAN DAN PANGGIL BALIK

 

 

 

TINDAKAN SECEPAT MUNGKIN  MAKSIMA 14 HARI

JIKA LEBIH 14 HARI GUNAKAN KAEDAH SDP/KIV

­  14 HARI FAIL PERLU DIPANGGIL BALIK UNTUK SIMPANAN

­  GUNAKAN BORANG TRANSAKSI JIKA PERLU

­  PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH JUGA DIREKODKAN

 

“TEMPOH 14 HARI ADALAH ADALAH JANGKAWAKTU YANG DITERIMA SECARA UNIVERSAL SEBAGAI TEMPOH YANG MUNASARAWAK BAGI OTAK MANUSIA SIUMAN MENGINGATI SESUATU PERKARA ATAU HAL YANG LAZIM DALAM KEHIDUPANNYA”

 

 

PENGGUNAAN TIDAK MELALUI REGISTRI

 

 

PERGERAKAN MESTI MELALUI REGISTRI

PERGERAKAN FAIL KEPADA PEGAWAI LAIN DIREKOD

MEMAKLUMKAN REGISTRI

MENGGUNAKAN BORANG TRANSAKSI

 

 

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

 

 

GUNA FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECIL

MAKSIMA 3 BULAN SAJA BOLEH TUNGGU

SEMAK/TANYA PEMEGANG TERAKHIR

SEMAK KAD/CATATAN/DOKET PERGERAKAN

JAMES BOND/SPY/SELONGKAR

BAB IX PERKARA 75, 76 ARAHAN KESELAMATAN BAGI FAIL    TERPERINGKAT.

 

 

“FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN IALAH FENOMENA SEMENTARA. JIKA USAHA SECUKUPNYA DIAMBIL UNTUK MENGESANNYA, FAIL BERKENAAN AKAN DIJUMPAI DALAM TEMPOH KURANG DARI 14 HARI……”

 

 

 

DI ANTARA SEBAB

 

 

 

1)FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN:

 

   

   NIAT TIDAK BAIK BERKEPENTINGAN SALAHLAKU UNSUR JENAYAH

 

 

2) FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN:

 

            KELEMAHAN MANUSIA

            KURANG PATUH PROSEDUR

            TIADA ARAHAN/PERATURAN STANDARD

            KURANG KAWALAN

            LUPA

 

 

 

MENJAGA DAN MEMELIHARA KESELAMATAN FAIL

 

 

 

a)MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN

 

 

KANDUNGAN SELAMAT DARI KECICIRAN TIDAK KOYAK. JIKA KOYAK DITAMPAL

JAUHI ANCAMAN SERANGGA HUBUNGI ARKIB NEGARA DAPAT NASIHAT

 

 

b)MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL

 

 

SISTEM ACCES

 

PATUHI ARAHAN KESELAMATAN

 

TEMPAT MENYIMPAN FAIL

 

KABINET BERKUNCI

 

ANAK KUNCI DISIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMAT

 

PEGAWAI BERTUGAS

 

PENCEGAHAN API

 

JAUHI ANCAMAN

 

LOKASI YANG SESUAI

 

 

| Home | Program | Peserta | Profil Arkib | Pengendali

 

 

Dibina pada 20/03/05 oleh Azizi@2005