ASPEK KESELAMATAN DALAM PENGHASILAN INSTRUMEN PENTAKSIRAN

(Petikan Nota Mesyuarat Keselamatan dan Peningkatan Profesionalisma Pegawai/Kakitangan SPPU 24/5/04-28/5/04)

Aspek Keselamatan Dokumen

1. Dasar Perlu Mengetahui

   Segala aspek berhubung dengan keselamatan dokumen terdapat dalam Akta Rahsia Rasmi 1972, Akta  

   Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986, Buku Arahan Keselamatan dan Surat-Surat Pekeliling Keselamatan. 

   Dokumen itu adalah berdasarkan "dasar perlu mengetahui " yang memerlukan hanya personel  yang           

   memerlukan dokumen terperingkat tertentu untuk menjalankan tugas rasmi sahaja yang boleh

   mengakseskan dokumen terperingkat itu.

2. Dokumen Terperingkat dalam Penghasilan Instrumen Pentaksiran

    mengikut Arahan Keselamatan, dokumen terbahagi kepda empat iaitu RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT

    dan TERHAD. Pegawai-pegawai SPPU hanya mengendalikan Dokumen terperingkat iaitu Dokumen    

    TERHAD dan Dokumen SULIT.

    Dokumen TERHAD

    dokumen yang mengandungi maklumat yang tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung 

    kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

     Pengendalian

    a) tiap-tiap dokumen TERHAD hendaklah diberi satu nombor rujukan oleh pemulanya

    b) nombor muka surat hendaklah diberi di tiap-tiap muka dokumen TERHAD

    c) nombor rujukan dan tajuk fail dokumen TERHAD boleh ditulis disebelah luar kulit hadapan

    d) fail dokumen TERHAD hendaklah ditandakan peringkat keselamatan disebelah luar kulit, hadapan

        dan belakang

    Penyimpanan

    a) hendaklah disimpan didalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam 

        lain-lain peti yang berkunci

    Penghantaran

   a) boleh dihantar secara pos tidak berdaftar atau lain-lain cara yang sesuai

   b) hendaklah mengunakan sistem dua lapis sampul surat jika dihantar ke luar Malaysia

   c) jika dihantar melalui telefon, telegraf atau wireless perlulah dibuat  dengan bahasa "luar biasa"

     Membawa Dokumen Keluar Pejabat

   a) jika dibawa balik ke rumah mestilah mendapat kebenaran bertulis Ketua Jabatan

    Pelepasan

   a) jika hendak dilepaskan kepada orang yang bukan dalam perkhidmatan kerajaan sama ada secra lisan 

       atau prinsip "Lihat dan Kembalikan" dibolehkan dengan mematuhi perkara :-

       - hanya perkara TERHAD yang minimum sahaja dibenarkan

       - menentukan melalui saluran keselamatan penerima perkara TERHAD boleh dipercayai dan diberi 

          kesedaran 

       - menentukan penerima mempunyai persediaan yang cukup untuk menyimpannya dengan selamat

   b) tidak boleh sama sekali dilepaskan kepada akhbar atau sesiapa yang tidak berkenaan

    Pemusnahan

  a) hanya boleh dimansuhkan dengan arahan kerajaan kecuali  jika terdapat arahan khas seperti " musnhakan 

      selepas 1 april 2005" atau meminta kebenaran pemula sebelum dimusnahkan"

  b) jika hendak dimusnahkan dalam kuantiti yang banyak perlulah dirujuk dahulu kepada Ketua Pegawai 

      Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib Negara

  c) jika hendak dimsunahkan terlebih dahulu diricih dahulu dengan mesin pericih kemudian dibakar dengan 

      mengikut peraturan yang selamat dibawah penyeliaan penjawat awam yang dibenarkan

    Kehilangan

   a) yang dipercayai hilang hendaklah dicari terlebih dahulu dan kehilangan dilaporkan kepada Pegawai 

       Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporan dalam 

       tempoh 24 jam

   b) jika terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diabil 

      atau penyiasatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan , laporan kepada Balai Polis terdekat

      hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku

    Dokumen Yang Di Klasifikasikan

    yang dikelasifikasikan sebagai TERHAD adalah :-

   -  Maklumat ahli panel, penggubal, pentaksir

   -  surat perlantikan ahli panel, penggubal, pentaksir

   -  Item bersih

   - statistik item

   - Jadual Spesifikasi Ujian

   - pengesahan penerimaan

    Dokumen SULIT

    dokumen yang menjadi hak milik kerajaan yang dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu 

    mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas rasmi mereka . Maklumat yang terkandung 

    dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa 

    yang tidak dibenarkan.

     Pengendalian

    a) tiap-tiap dokumen SULIT hendaklah diberi satu nombor rujukan oleh pemulanya

    b) nombor muka surat hendaklah diberi di tiap-tiap muka dokumen SULIT

    c) nombor rujukan dan tajuk fail dokumen SULIT boleh ditulis disebelah luar kulit hadapan

    d) fail dokumen SULIT hendaklah ditandakan peringkat keselamatan disebelah luar kulit, hadapan

        dan belakang

    e) tidak boleh dimaklum secara langsung atau tidak kepad aakhbar atau sesiapa yang tidak berkenaan

    f) hendaklah didaftar dan direkodkan di Pendaftaran Rahsia )KP SPPU digelar Pendaftar Rahsia)

    Penyimpanan

    a) hendaklah disimpan didalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam 

        lain-lain peti yang berkunci

    Penghantaran

   a) boleh dihantar secara pos berdaftar atau lain-lain cara yang sesuai

   b) hendaklah mengunakan sistem dua lapis sampul surat jika dihantar ke luar Malaysia

   c) jika dihantar melalui telefon, telegraf atau wireless perlulah dibuat  dengan bahasa "luar biasa"

     Membawa Dokumen Keluar Pejabat

   a) jika dibawa balik ke rumah mestilah mendapat kebenaran bertulis Ketua Jabatan

    Pelepasan

   a) jika hendak dilepaskan kepada orang yang bukan dalam perkhidmatan kerajaan sama ada secra lisan 

       atau prinsip "Lihat dan Kembalikan" dibolehkan dengan mematuhi perkara :-

       - hanya perkara SULIT yang minimum sahaja dibenarkan

       - menentukan melalui saluran keselamatan penerima perkara SULIT boleh dipercayai dan diberi 

          kesedaran 

       - menentukan penerima mempunyai persediaan yang cukup untuk menyimpannya dengan selamat

   b) tidak boleh sama sekali dilepaskan kepada akhbar atau sesiapa yang tidak berkenaan

    Pemusnahan

  a) hanya boleh dimansuhkan dengan arahan kerajaan kecuali  jika terdapat arahan khas seperti " musnhakan 

      selepas 1 april 2005" atau meminta kebenaran pemula sebelum dimusnahkan"

  b) jika hendak dimusnahkan dalam kuantiti yang banyak perlulah dirujuk dahulu kepada Ketua Pegawai 

      Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib Negara

  c) jika hendak dimsunahkan terlebih dahulu diricih dahulu dengan mesin pericih kemudian dibakar dengan 

      mengikut peraturan yang selamat dibawah penyeliaan penjawat awam yang dibenarkan

    Kehilangan

   a) yang dipercayai hilang hendaklah dicari terlebih dahulu dan kehilangan dilaporkan kepada Pegawai 

       Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporan dalam 

       tempoh 24 jam

   b) jika terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diabil 

      atau penyiasatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan , laporan kepada Balai Polis terdekat

      hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku

    Dokumen Yang Di Klasifikasikan

    yang dikelasifikasikan sebagai SULIT adalah :-

   -  manuskrip kertas soalan

   -  peratuan pemarkahan

   -  dokumen penetapan standard

(Nota ini hanya sebagai panduan sahaja, ianya bukanlah panduan/nota rasmi)

| Keselamatan Fizikal | Keselamatan Personel  | Keselamatan Dokumen  | Keselamatan ICT  | Tafsiran |

| Koleksi Panduan | Koleksi Laporan | Kembali |

Dibina pada 05/28/04 dan dikemaskini pada 05/28/2004 oleh Azizi@2004