Panduan Asas Pengurusan
Surat Manual ini dikeluarkan hanyalah sebagai
dasar Panduan asas untuk, pembaca memahami sistem persuratan yang biasa
diamalkan di Organisasi dari masa kesemasa. Cara-Cara Menulis Surat Rasmi Kepada Jabatan Kerajaan, Badan Berkanun Dan Swasta a) Surat kepada jabatan kerajaan atau badan berkanun hendaklah dialamatkan kepada Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha atau Pengurus Besar. Sekiranya hendak merujuk surat kepada pegawai bawahan hendaklah ditulis perhatian pegawai yang dimaksudkan dengan menulis namanya. Contoh :- Ketua Setiausaha Kementerian Pengangkutan (u.p :Nama pegawai yang dimaksudkan) b) Semua surat kepada Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha atau Pengurus Besar badan berkanun yang datang dari organisasi pengirim hendaklah ditandatangani oleh Pengurus Besar atau pegawai kanan. Pegawai yang menderaf tidak perlu meletakan "initial". Untuk perkara ini pegawai kumpulan lain yang diberi tanggungjawab boleh menandatangani bagi pihak jawatan tertinggi didalam organisasi tersebut. c) Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis "Adalah saya diarah memaklumkan......."atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya ...." diakhiri dengan Saya yang menurut perintah, ......................... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organisasi d) Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis "Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya, ................ (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organisasi e) Untuk surat swasta pula dimulakan dengan menulis "Dengan segala hormatnya dirujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Yang benar, ................... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organisasi f) Sekiranya surat rasmi yang ditulis perlu disalinkan kepada jabatan kerajaan atau badan berkanun atau swasta maka salinan surat tersebut hendaklah tiada ditulis disurat asal. g) Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu Jawatankuasa boleh meletakan nama Jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut. Saya yang menurut perintah, ....................... Setiausaha Jawatankuasa Tender b.p Jawatan Terkanan di Organisasi h) Bagi surat memo didalam organisasi hendaklah dialamatkan kepada Ketua Jabatan. i) Kandungan surat : - 1) Daripada 2) Kepada 3) Perkara 4) Nombor Bilangan atau Kod Fail 5) Tarikh surat 6) Salinan 7) Rujukan pengirim 8) Tandatangan pegawai bertanggungjawab contoh : - ( ) /xxx/xxxx jld 2 Tarikh Ketua Pengarah Tuan, Perkara Kata mula dan rujukaan surat pengirim isi kandungan atau jawapan balas sekian terima kasih kata penutup tandatangan b.p Jawatan kanan salinan kepada jika perlu
Nota ini disediakan oleh Zulkifli Bin Talib untuk bahan rujukan sahaja dan tidak apa-apa tindakan boleh dibuat terhadap beliau |
Dibina
pada 20/03/05 dan dikemaskini pada 03/30/2005
oleh Azizi@2005