Make your own free website on Tripod.com

 

Panduan Asas Pengurusan Surat

Manual ini dikeluarkan hanyalah sebagai dasar Panduan asas untuk, pembaca memahami sistem persuratan yang biasa diamalkan di Organisasi dari masa kesemasa.

 Cara-Cara Menulis Surat Rasmi Kepada Jabatan Kerajaan, Badan Berkanun
 Dan Swasta
  
 a) Surat kepada jabatan kerajaan atau badan berkanun hendaklah
    dialamatkan kepada Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha atau
    Pengurus Besar. Sekiranya hendak merujuk surat kepada pegawai
    bawahan hendaklah ditulis perhatian pegawai yang dimaksudkan
    dengan menulis namanya.
 
    Contoh :-
 
    Ketua Setiausaha
    Kementerian Pengangkutan
                (u.p :Nama pegawai yang dimaksudkan)
 
 b) Semua surat kepada Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha atau
    Pengurus Besar badan berkanun yang datang dari organisasi
    pengirim hendaklah ditandatangani oleh Pengurus Besar atau
    pegawai kanan. Pegawai yang menderaf tidak perlu meletakan
    "initial". Untuk perkara ini pegawai kumpulan lain yang diberi
    tanggungjawab boleh menandatangani bagi pihak jawatan tertinggi
    didalam organisasi tersebut.
 
 c) Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis
   "Adalah saya diarah memaklumkan......."atau "Merujuk kepada perkara
   diatas adalah saya ...." diakhiri dengan
 
   Saya yang menurut perintah,
 
 
   .........................
   (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
   b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
 
 d) Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis
    "Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri
 
    Dengan hormatnya,
 
    ................
    (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
    b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
 
 e) Untuk surat swasta pula dimulakan dengan menulis "Dengan segala
    hormatnya dirujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri
 
 
    Yang benar,
 
    ...................
    (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
    b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
 
 f) Sekiranya surat rasmi yang ditulis perlu disalinkan kepada jabatan
    kerajaan atau badan berkanun atau swasta maka salinan surat tersebut
    hendaklah tiada ditulis disurat asal.
 
 g) Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu Jawatankuasa
    boleh meletakan nama Jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri
    dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut.
 
    Saya yang menurut perintah,
 
 
    .......................
    Setiausaha
    Jawatankuasa Tender
    b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
 
 h) Bagi surat memo didalam organisasi hendaklah dialamatkan kepada
    Ketua Jabatan.
 
 i) Kandungan surat : -
 
    1) Daripada
    2) Kepada
    3) Perkara
    4) Nombor Bilangan atau Kod Fail
    5) Tarikh surat
    6) Salinan
    7) Rujukan pengirim
    8) Tandatangan pegawai bertanggungjawab
 
     contoh : -
 
    ( ) /xxx/xxxx jld 2
    Tarikh
    Ketua Pengarah
    Tuan,
    Perkara
    Kata mula dan rujukaan surat pengirim
    isi kandungan atau jawapan balas
    sekian terima kasih
    kata penutup
    tandatangan
    b.p Jawatan kanan
    salinan kepada jika perlu
 

 

Nota  ini disediakan oleh Zulkifli Bin Talib untuk bahan rujukan sahaja dan tidak apa-apa tindakan boleh dibuat terhadap beliau

Dibina pada 20/03/05 dan dikemaskini pada 03/30/2005 oleh Azizi@2005