Definisi Pengkelasan

 

Penyusunan maklumat ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama maksudnya di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri

 

Pengkelasan Perkara

 

Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara yang telah ditetapkan

 

Fail Perkara

 

Satu himpunan surat atau maklumat mengenai perkara tertentu yang disusun di dalam satu kulit fail

 

Sistem Akses Terus (Direct Access System)

 

Sistem klasifikasi yang tidak mememerlukan panduan untuk pengesanan fail

 

Sistem Akses Tidak Terus  (Indirect Access System)

 

Sistem klasifikasi yang memerlukan rujukan terhadap panduan untuk pengesanan fail seperti indeks atau daftar fail

 

 

CONTOH PENGKELASAN

 

1.HOUSEKEEPING

2.FUNCTIONAL

3.TARAF KESELAMATAN

4.KOD/JENIS

 

 

KAEDAH KLASIFIKASI

 

ABJAD, GEOGRAFI, NOMBOR, PERKARA , KRONOLOGI, ALPHANUMERIC

 

KAEDAH ABJAD

TUN TEJA, MAHENDRA, GHAFAR , ALLADIN, AL-ATTAS

 

KOMBINASI:  ABJAD DAN NOMBOR

 

          500 - 1/1      AL-ATTAS

          500 - 1/2      ALLADIN

          500 - 1/3     GHAFAR

          500 - 1/4      MAHENDRA

          500 - 1/5      TUN TEJA

          500    SIRI PERSONEL

          500 - 1         FAIL KAKITANGAN

          500 - 1/1      FAIL INDIVIDU/NAMA

 

KAEDAH ABJAD

UNIT PERMODENAN TADBIRAN MALAYSIA (MAMPU)
PENDAFTARAN PERTUBUHAN
LEMBAGA TEMBAKAU NEGARA MALAYSIA
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
BIRO PENGADUAN AWAM
AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

 

KOMBINASI: ABJAD DAN NOMBOR

 

          200 - 1/1      AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

          200 - 1/2      BIRO PENGADUAN AWAM

          200 - 1/3      DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA

          200 - 1/4      LEMBAGA TEMBAKAU NEGARA MALAYSIA

          200 - 1/5      PENDAFTRAN PERTUBUHAN

          200 - 1/6      UNIT PERMODENAN TADBIRAN MALAYSIA (MAMPU)
          200              SIRI BANGUNAN DAN HARTA

          200 - 1         FAIL JABATAN/AGENSI KERAJAAN

          200 - 1/1      NAMA JABATAN

 

 

KAEDAH   GEOGRAFI

 

MALAYSIA, KELANTAN, BACHOK, GUA MUSANG, JELI , KOTA BHARU

KUALA KRAI, MACHANG, PASIR MAS, PASIR PUTEH, TANAH MERAH

 

KAEDAH KRONOLOGI

 

Berdasarkan tarikh, merujuk kepada hari, bulan dan tahun

 

Contoh: Rekod Bahagian Undang-Undang Kementerian Pertahanan

 

Tahun          Bulan Hari                      Siri Kes

 

1.       KP/UNDG/870101/1            Kemalangan pada 1.1.87 di antara

                                                 ZB 752 dengan JBB 8862

2.       KP/UNDG/870101/1           Kemalangan pada 1.1.87 di antara

                                                ZB 1415 dengan SA 7123

 

KAEDAH KAMUS

 

KAEDAH KAMUS MELIBATKAN PENYUSUNAN PERKARA BERDASARKAN SUSUNAN ABJAD DARI A - Z

 

BELANJAWAN, CARUMAN, KURSUS, LAWATAN, PENGAMBILAN, PENGURUSAN

 

KAEDAH ENSAIKLOPEDIA

 

KENDERAAN, BAS, KERETA, KERETAPI, KAPAL TERBANG, MOTOSIKAL

 

KAEDAH KOD

 

NOMBOR, ABJAD, DECIMAL, DUPLEX, PHONETIC (SOUNDEX)

 

DUPLEX NUMERIC SYSTEM

 

MENGANDUNGI DUA ATAU TIGA BAHAGIAN YANG DIASINGKAN OLEH KOMA( , ), RUANG, SERONG ( / ), SENGKANG ( - ) DAN SEBAGAINYA

 

Contoh:

            100 , 3 , 2 - mengunakan KOMA( , )

            100   3   2 - mengunakan RUANG/JARAK

            100 / 3 / 2 - mengunakan SERONG ( / )

            100 - 3 - 2 - mengunakan SENGKANG ( - )

            100:            PENTADBIRAN

            3:               LAPORAN

            2:               KEMAJUAN

 

 

REKOD HOUSEKEEPING

 

REKOD-REKOD ASAS YANG DIWUJUDKAN BAGI MENJALANKAN URUSAN PENTADBIRAN JABATAN

 

REKOD-REKOD MENGENAI:

 

KOD 100 - PENTADBIRAN

KOD 200 - HARTA DAN BANGUNAN

KOD 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN

KOD 400 - KEWANGAN

KOD 500 - PERSONEL

 

 

PRINSIP-PRINSIP AM

PENGKELASAN PERKARA

1.ISI KANDUNGAN SURAT MENENTUKAN PEMILIHAN PERKARA UTAMA

 

2.PENGELASAN BERDASARKAN HIERARCHY’ - AM KEPADA KHUSUS

 

3.PEMBUKAAN FAIL TIDAK BOLEH BERDASARKAN SPEKULASI - BERDASARKAN  SURAT DITERIMA

 

4. KAEDAH MEMBANTU INGATAN (MNEMONIC AID) YANG DIGUNAKAN  

    HENDAKLAH MEMBERIMAKNA

          eg. ANM = Arkib Negara Malaysia          1998 = 98

 

5.MUDAH DIUBAHSUAI (FLEXIBILITY) - Boleh ditambah atau dikurangkan perkara  utamanya

 

6.SENARAI PERKARA UTAMA (SUBJECT AUTHORITY LIST - THESAURUS)  KAMUS

 

7.INDEKS PERLU DISEDIAKAN BAGI TUJUAN PENGESANAN (RETRIEVAL)

 

CIRI-CIRI MENENTUKAN PERKARA UTAMA

 

1.MELAMBANGKAN KONSEP - KATA KUNCI

 

2.NAMA & NAMA TERBITAN (SEBAB KONSEP ATAU TANGGAPAN)

 

3.PERKATAAN SEERTI BUKAN PERKARA         BERASINGAN (SYNONYMS)

                   contoh:

                             Konsep  =     Kenderaan

                                                 Bas, Kereta, Kapal, Kapal Terbang

 

4.EJAAN SAMA BERLAINAN MAKNA - PERLU DIDEFINISIKAN/JELASKAN

   (HOMOGRAPHS)                           Contoh:  Kabinet, Adun

 

5.POLISI/DASAR - MENGATASI SEMUA PERKARA UTAMA YANG LAIN

   - Terperingkat

 

6.PERKARA UTAMA TAK BOLEH DIGUNAKAN SEBAGAI DESKRIPTOR DAN

   SEBALIKNYA

 

7.NAMA RINGKAS/SINGKATAN TIDAK BOLEH DIGUNAKAN SEBAGAI PERKARA UTAMA  

                                                  Contoh:  INTAN, BPR

 

SKIM YANG BAIK MENGAMBIL KIRA:

 

1.KEMUDAHAN MERUJUK/ MENDAPATKAN MAKLUMAT

 

2.BOLEH DIUBAHSUAI

 

3.CEKAP DAN BERKESAN

 

4.TEMPOH SIMPANAN REKOD

 

5.KEMANTAPAN

 

BAGAIMANA MELAKSANAKAN PENGKELASAN PERKARA_____

 

1.DUA JENIS REKOD

   - HOUSEKEEPING

   - FUNCTIONAL

 

2.KAJI STRUKTUR ORGANISASI

 

3.KUMPUL TAJUK-TAJUK YANG SEDIA ADA

 

4.PADANKAN 2 & 4

 

LARANGAN

 

1.PELBAGAI

 

2.SERBANIKA

 

3.RENCAM

 

PERINGATAN

 

1.TIADA SATU SKIM SESUAI UNTUK SEMUA AGENSI

    - JENIS REKOD BERLAINAN

     - AKTIVITI BERLAINAN

 

2.KEJAYAAN BERDASARKAN SOKONGAN PENGURUSAN ATASAN

 

3.KEPERLUAN LATIHAN

 

4. BERI PERTIMBANGAN SEBELUM MEMBUAT PERUBAHAN KEPADA PENYELARASAN YANG 

    SEDIA ADA

 

5. PERUBAHAN YANG TETAP TIDAK DI GALAKKAN