Apa Takrif : PENGURUSAN

           

 

 KEMAHUAN/KEBOLEHAN

 MELAKUKAN SESUATU KERJA

 MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER OPTIMA

 HASIL MAKSIMA

 

Apa dia : SUMBER-SUMBER PENGURUSAN

            

               7 M (MANUSIA,MONEY,METHOD,MESIN,MASA ,MATERIAL, MAKLUMAT)

 

Apa Syarat-syarat :  PENGURUSAN

 

                              RANCANG, KAJI, SELARAS, ATURAN, ANALISA, KEPUTUSAN, ARAHAN, NILAI

 

MAKLUMAT

 

DEFINISI MAKLUMAT:

 

SEBARANG FAKTA/ KETERANGAN/ KENYATAAN/DATA.YANG TELAH DIPROSES/DIUBAH KE DALAM BENTUK YANG  BERMAKNA DAN BERGUNA UNTUK MANUSIA.

 

PENGETAHUAN.

 

DISALURKAN MELALUI CARA:

i.            ISYARAT

ii.           LISAN

iii.          BERTULIS/BERCETAK

iv.          RAKAMAN

v.           Aktiviti:     -PANDANG    -DENGAR  -RASA

 

 

DOKUMEN

 

DEFINISI DOKUMEN:

 

MEDIA DIMANA SESUATU MAKLUMAT DICATATKAN MELALUI PELBAGAI CARA:

 

SURAT/KERTAS/ BORANG/ TERBITAN/LAKARAN/PETA/PELAN/GAMBAR/FILEM/MIKROFILEM/PITA RAKAMAN/KATREJ/DISKET/DISK/OPTICAL/ DISK/CD/VCD/DVD/dll.

 

REKOD

         

BERASAL DARI PERKATAAN GREEK DAN LATIN.“RE”, “CORE” DAN “DARY” YANG BERMAKSUD PUSAT INGATAN.

 

SEBAGAI PERKATAAN PERBUATAN “REKOD” BERERTI TULIS, CATAT, RAKAM DAN DAFTAR.

 

SEBAGAI KATA NAMA “REKOD” BERMAKSUD SUATU BAHAN TULISAN, CATATAN, RAKAMAN DAN DAFTARAN.

 

 

REKOD SECARA UMUM:

 

SEBARANG CATATAN ATAU SEKUMPULAN DOKUMEN YANG MENGANDUNGI MAKLUMAT:

 

            i. ADA KAITAN ANTARA SATU SAMA LAIN

 

            ii. DIWUJUDKAN DALAM SESUATU URUSAN

 

            iii. WUJUD DALAM APA JUA  BENTUK

 

TAKRIF REKOD (AKTA ARKIB NEGARA 2003 AKTA 629)

TAKRIF REKOD AWAM (AKTA ARKIB NEGARA 2003 AKTA 629)

 

ARKIB SECARA UMUM:

 

MAKLUMAT/DOKUMEN/REKOD YANG MEMPUNYAI:

 

 

NILAI KEKAL(NILAI BERTERUSAN)

NILAI SEJARAH/PENYELIDIKAN

NILAI KEBANGSAAN

INSTITUSI

BANGUNAN

 

 

 

AKTA ARKIB NEGARA 2003 AKTA 629

 

 

PENGURUSAN REKOD

 

TAKRIF

 

SUATU PROSES YANG MELIBATKAN KAEDAH KAWALAN MAKLUMAT/REKOD DARI PERINGKAT PEWUJUDAN REKOD PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN REKOD

 

PEMISAHAN REKOD

 

 

 PEWUJUDAN REKOD

 

1. PEWUJUDAN REKOD:

 

PENGKAJIAN DAN PENENTUAN JENIS-JENIS REKOD YANG PERLU DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH AGENSI:

 

MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD DAN MEMASTIKAN IANYA DISALURKAN DENGAN BETUL SUPAYA KEUTUHAN REKOD ITU TERPELIHARA DAN KAITAN ANTARA SATU KUMPULAN REKOD DENGAN YANG LAIN TIDAK TERHALANG

 

APAKAH SALURANNYA:

 

THESAURUS FAIL

SKIMA PENGKELASAN

SUBJECT AUTHORITY LIST

 

2. PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN REKOD:

    PEMBENTUKAN DAN PENGAWALAN SISTEM PENGGUNAAN REKOD DAN MAKLUMAT DI SESEBUAH  AGENSI:

 

MENJAMIN SUPAYA REKOD YANG BERTARAF AKTIF DAN SEPARA AKTIF DAPAT DISELENGGARA, DIPELIHARA DAN DIGUNAKAN DENGAN CEKAP DAN SEMPURNA OLEH SEMUA PIHAK YANG MEMERLUKANNYA

 

APAKAH SALURANNYA:

 

MENGKELAS

 

MENGINDEKS

 

MENGEDAR

 

MENYIMPANAN

 

MENGESAN

 

3. PEMISAHAN REKOD:

 

MENGKAJI DAN MENGENALPASTI REKOD-REKOD  UNTUK SIMPANAN SEMENTARA, KEKAL ATAU PEMUSNAHAN:

 

MEMASTIKAN SESEBUAH ORGANISASI TIDAK DIBEBANKAN DENGAN JUMLAH REKOD ATAU MEDIA MAKLUMAT YANG TERLALU BANYAK SEHINGGA BOLEH MENYEBABKAN KEGENDALAAN DALAM PROSES PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN HARIAN

 

APAKAH SALURANNYA:

 

 

KHIDMAT NASIHAT

 

PENILAIAN REKOD

 

SENARAI PEMINDAHAN REKOD

 

INVENTORI REKOD

 

JADUAL PEMISAHAN REKOD

 

PEMIDAHAN KE ANM

 

PEMUSNAHAN REKOD

 

 

KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING:

 

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN:

 

PENTADBIRAN AM

BANGUNAN DAN HARTA

KELENGKAPAN DAN BEKALAN

KEWANGAN

PERSONEL

 

KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL:

 

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI FUNGSI ASASNYA:

 

TANAH DI PEJABAT TANAH/DAERAH

SURAT BERANAK DI JPN

PASPORT DI JABATAN IMIGRESEN

NIKAH/CERAI DI JABATAN AGAMA ISLAM

CUKAI PENDAPATAN DI LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI

 

 

KUMPULAN REKOD PENTING

 

REKOD-REKOD YANG  DIPERLUKAN OLEH SESEBUAH  JABATAN UNTUK TERUS BERFUNGSI DAN  MELAKSANAKAN AKTIVITI- AKTIVITI UTAMANYA.SEKIRANYA REKOD-REKOD  INI DIMUSNAHKAN, JABATAN TERSEBUT TIDAK DAPAT  BERFUNGSI.

 

CIRI-CIRI REKOD:

          BERKEMBANG

          HIDUP DALAM TIGA PERINGKAT

          MENGANDUNGI MAKLUMAT

          MEMPUNYAI NILAI DUA KATEGORI UTAMA:

        

         Housekeeping & Functional

 

MATLAMAT PENGURUSAN REKOD

 

         TINGKATKAN KECEKAPAN          KOS MINIMA        SOSIAL

 

MASAALAH REKOD:

 

 

MEMERLUKAN RUANG DAN MENGGUNAKAN WANG

MENGHALANG KECEKAPAN

MENJEMUKAN - KOTOR

BERBAGAI JENIS

JUMLAH DIPERLUKAN

 

PROGRAM PENGURUSAN REKOD BERSEPADU:

 

PENGURUSAN SURAT-MENYURAT DAN FAIL

PENGURUSAN BORANG-BORANG

PENGURUSAN ARAHAN

PENGURUSAN LAPORAN

PENGURUSAN POS

PENGURUSAN PEJABAT

PENYIMPANAN REKOD

PEMELIHARAAN REKOD

PENGURUSAN REKOD PENTING

REPROGRAFI

 

FAEDAH PROGRAM PENGURUSAN REKOD SUMBER MAKLUMAT JABATAN/KEMENTERIAN/AGENSI

 

KEPERLUAN UNDANG-UNDANG DIPATUHI

MENYOKONG FUNGSI MEMBUAT KEPUTUSAN PERKHIDMATAN BERTAMBAH BAIK

MEMBAIKI MORAL PEGAWAI DAN STAF

MAKLUMAT DIKENDALIKAN SECARA STANDARD DI SELURUH ORGANISASI

MENGURANGKAN BEBAN KERJA PERKERANIAN/(ROUTINE= PRODUKTIVITI/KUALITI)

MEWUJUDKAN PROSEDUR KERJA YANG SELARAS

MEMASTIKAN KESELAMATAN KERAHSIAAN

JIMAT RM = ALAT/RUANG/MASA

REKOD-REKOD YANG BERNILAI KEKAL DISIMPAN DI ARKIB NEGARA MALAYSIA