oTUJUAN PERGERAKAN FAIL
PERGERAKAN FAIL TERBUKA PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV)
oTUJUAN PENYIMPANAN FAIL
PENYIMPANAN SESUDAH TINDAKAN SELSAI PENYIMPANAN SEBELUM TINDAKAN SELESAI TEMPOH PENGGUNAAN FAIL DAN PANGGIL BALIK PENGEDARAN TIDAK MELALUI REGISTRI PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN MEMELIHARA DAN MENJAGA KESELAMATAN FAIL
TUJUAN PERGERAKAN FAIL
UNTUK MENGAMBIL
TINDAKAN ARAHAN DAN KEPUTUSAN URUSAN MESYUARAT RUJUKAN DAN KAJIAN
PERGERAKAN FAIL TERBUKA
SURAT
DIKANDUNGKAN MINIT
TINDAKAN CATATAN
DI KULIT FAIL REKOD
MAKLUMAT PERGERAKAN FAIL EDARAN
MESTI MELALUI REGISTRI PENGGUNAAN
NOTA PERGERAKAN FAIL
TIDAK BOLEH DISIMPAN DI BILIK/MEJA PEGAWAI
PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT
PENDAFTARAN SULIT SISTEM SAMPUL DUA LAPIS EDARAN KELUAR PEJABAT BAB V PERKARA 61-66 ARAHAN KESELAMATAN PEKELILING PKPKK(R)200/55 Klt. 7(21), JPM BTH 21/8/1999
SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV)
FAIL
DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAH DITENTUKAN. MENCATAT
PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANG DITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL. MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG SAMA. TUJUAN
PENYIMPANAN FAIL
APABILA TINDAKAN
SELESAI:
UNTUK SEMAKAN MEMBUAT CATATAN PADA
KULIT FAIL DIREKOD KE DALAM DOKET DISIMPAN KE DALAM
KABINET 4 LACI FAIL DIMASUKKAN KE
DALAM POKET FAIL SENARAI PADA KABINET
APABILA TINDAKAN TIDAK
SELESAI:
CATAT TARIKH SDP DI
KULIT FAIL DAN DOKET SIMPAN DALAM KABINET
BERASINGAN SIMPAN DALAM POKET BERDASARKAN
31 HARI DIPERIKSA TIAP-TIAP
HARI HANTAR KEPADA PEGAWAI
UNTUK TINDAKAN SELANJUTNYA
TEMPOH PENGGUNAAN DAN PANGGIL BALIK
TINDAKAN SECEPAT
MUNGKIN MAKSIMA 14 HARI JIKA LEBIH 14 HARI
GUNAKAN KAEDAH SDP/KIV 14 HARI FAIL PERLU DIPANGGIL BALIK UNTUK SIMPANAN GUNAKAN BORANG TRANSAKSI JIKA PERLU PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH JUGA DIREKODKAN
“TEMPOH 14 HARI ADALAH
ADALAH JANGKAWAKTU YANG DITERIMA SECARA UNIVERSAL SEBAGAI TEMPOH YANG
MUNASARAWAK BAGI OTAK MANUSIA SIUMAN MENGINGATI SESUATU PERKARA ATAU HAL YANG
LAZIM DALAM KEHIDUPANNYA”
PENGGUNAAN TIDAK MELALUI REGISTRI
PERGERAKAN
MESTI MELALUI REGISTRI PERGERAKAN
FAIL KEPADA PEGAWAI LAIN DIREKOD MEMAKLUMKAN
REGISTRI MENGGUNAKAN
BORANG TRANSAKSI
FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN
GUNA
FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECIL
MAKSIMA 3
BULAN SAJA BOLEH TUNGGU SEMAK/TANYA
PEMEGANG TERAKHIR SEMAK
KAD/CATATAN/DOKET PERGERAKAN JAMES
BOND/SPY/SELONGKAR BAB IX
PERKARA 75, 76 ARAHAN KESELAMATAN BAGI FAIL
TERPERINGKAT.
“FAIL
HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN IALAH FENOMENA SEMENTARA. JIKA USAHA SECUKUPNYA
DIAMBIL UNTUK MENGESANNYA, FAIL BERKENAAN AKAN DIJUMPAI DALAM TEMPOH KURANG
DARI 14 HARI……”
DI ANTARA SEBAB
1)FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN:
NIAT TIDAK BAIK BERKEPENTINGAN SALAHLAKU UNSUR JENAYAH
2) FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN:
KELEMAHAN
MANUSIA KURANG
PATUH PROSEDUR TIADA
ARAHAN/PERATURAN STANDARD KURANG
KAWALAN LUPA
MENJAGA
DAN MEMELIHARA KESELAMATAN FAIL
a)MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN
KANDUNGAN SELAMAT DARI KECICIRAN
TIDAK KOYAK. JIKA KOYAK DITAMPAL JAUHI ANCAMAN SERANGGA
HUBUNGI ARKIB NEGARA DAPAT NASIHAT
b)MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL
SISTEM ACCES
PATUHI ARAHAN KESELAMATAN
TEMPAT MENYIMPAN FAIL
KABINET BERKUNCI
ANAK KUNCI DISIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMAT
PEGAWAI BERTUGAS
PENCEGAHAN API
JAUHI ANCAMAN
LOKASI YANG SESUAI
|
