SISTEM

Sistem merupakan satu kumpulan bahagian-bahagian yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu matlamat.

Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk satu putaran.

Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.

Apa Itu Fail

 

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR).

“A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.

SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.

 

TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

 

 

 

SISTEM FAIL

 

 

Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi yang berkait dengan:
         
          Penciptaan Fail
          Penggunaan Fail     
          Penutupan Fail
          Pemisahan Fail

Titikpusatnya ialah:     Unit Registri

          Bahagian Pendaftaran Surat
          Bahagian Registri
          Bahagian Pendaftaran Fail
          Bahagian Pendaftaran Mail Bahagian Rekod
          Pusat Rekod

 

Fungsi asas Bahagian/Unit Registri:

Mengadakan Fail
Mentiadakan Fail
Mengedarkan Fail
Mengesan Kembali Fail
Memisahkan Fail

 

 

 

TUGAS UTAMA SISTEM FAIL

Proses:

 

MENGKELAS , MENGINDEKS, MENYIMPAN,  MENGESAN KEMBALI

 

KAEDAH FAIL

 

 

Menumpukan kepada cara mana setiap proses itu dilaksanakan.

 

 

 

MATLAMAT SISTEM FAIL

 

 

Memberi maklumat (fail) yang betul kepada orang yang memerlukan pada masa yang ditetapkan dengan kos/perbelanjaan yang terendah

 

 

BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI ATAS?

 

Input-> Proses-> Output

 

 

 

 

 

PENGKELASAN

 

 

 

 

Ertinya:-

 

 

-  Proses intelektual dan deduktif yang mendahuluikerja-kerja mengindeks

-  Penyusunan maklumat atau segala surat-suratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri

 

 

 

 

Contohnya:  Housekeeping

Functional

Tahap Keselamatan

Kod/Jenis

 

 

 

 

AKTIVITI PENGKELASAN

 

 

 

-        Penyediaan Thesaurus

-        Penyediaan Kod

-        Penyediaan Skima

 

 

 

 

KAEDAH KELASIFIKASI

 

 

 

 

 

-        Abjad (Alphabetic)

-        Nombor (Numeric)

-        Alphanumeric (Abjad + Nombor)

-        Perkara

-        Kronologi

-        Geografi

-        Warna

-        Nama

-        Dan Lain-lain

 

 

 

 

PENGKELASAN PERKARA

 

 

 

 

Perkara Ertinya:

 

 

Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau satu frasa yangmelambangkan sesuatu konsep.

 

 

Pengkelasan Perkara bermakna:

 

Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara yang telah ditetapkan.

 

 

 

 

MENGINDEKS  (MENGFAHARASAT)

 

 

 

 

Ertinya:

 

 

 

 

-Menyediakan petunjuk

-Berdasarkan perkataan-perkataan yang dipilih dari tajuk fail

 

 

 

 

 

AKTIVITI MENGINDEKS

 

 

 

 

-Mengenalpasti perkataan utama yang berkaitan dengan perkara

-Menyusun mengikut abjad

 

 

 

 

KAEDAH MENGINDEKS

 

 

 

 

•Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail

•Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan Am 89A

•Komputer

•Kod Indeks 3” x 5”

•Penyusunan Mengikut Abjad

•Penyusunan Mengikut Nombor

 

 

 

 

MENGESAN

 

 

 

 

Mendapatkan semula maklumat mengikut sistem yang telah disediakan

 

 

 

 

AKTIVITI MENGESAN

 

 

 

 

-        Rujuk Indeks

-        Kawal Edaran

-        Penyusunan fail dalam kabinet/rak

 

 

 

 

KAEDAH MENGESAN

 

 

 

 

-        Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau Indeks Kad

-        Penggunaan Kad Edaran Fail

-        Penggunaan Komputer

-        Penggunaan Senarai Fail atau

Buku Daftar Fail

-        Penggunaan Buku Daftar Surat

 

 

 

 

SIRI FAIL

 

 

 

 

Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.