Definisi

 

 

BILIK REGISTRI, BILIK FAIL, BILIK PENDAFTARAN FAIL, BILIK REKOD, PUSAT REKOD, ARKIB

 

 

Registri

 

 

SATU UNIT DI DALAM JABATAN/ AGENSI KERAJAAN YANG BERTANGGUNGJAWAB MENGENDALIKAN REKOD-REKODNYA

 

 

 

Bilik Registri

 

 

TEMPAT DI MANA PENGENDALIAN SURAT-MENYURAT DAN FAIL-MEMAIL DILAKSANAKAN SERTA TEMPAT PENYIMPANAN REKOD-REKOD AKTIF

 

 

MATLAMAT REGISTRI

 

 

SEMUA MAKLUMAT JABATAN DIKENDALIKAN DAN DIURUSKAN DENGAN BAIK

MEMBERIKAN PERKHIDMATAN YANG BAIK KEPADA PELANGGAN- PELANGGAN DALAMAN

PELANGGAN LUARAN

MEMBEKALKAN MAKLUMAT (REKOD) YANG BETUL PADA MASA YANG DITETAPKAN

 

 

JENIS-JENIS REGISTRI

 

 

TERDAPAT TIGA JENIS REGISTRI IAITU:

SISTEM REGISTRI BERPUSAT (CENTRALISED REGISTRY SYSTEM)

SISTEM REGISTRI TIDAK BERPUSAT (DECENTRALISED REGISTRY SYSTEM)

KOMBINASI DI ANTARA KEDUA-DUA DI ATAS

 

 

SISTEM REGISTRI BERPUSAT

 

 

SEMUA REKOD DISIMPAN DAN DIKENDALIKAN DI SUATU TEMPAT

YANG TERTENTU DAN BERPUSAT

 

 

KELEBIHAN

 

 

SERAGAM

- ARAHAN

- KELASIFIKASI

- AMALAN

- DISKRIPSI

- OPERASI FAIL

KURANG PERTINDIHAN

KAKITANGAN MAHIR/SEPENUH MASA

EKONOMIK

- PERALATAN

- RUANG

KESELAMATAN TERJAMIN

SEMUA CERITA BERPUSAT

 

 

KELEMAHAN

 

 

PENGGUNA JAUH/LEWAT

TERLALU RAMAI PELANGGAN

 

 

SISTEM REGISTRI TIDAK BERPUSAT

 

 

UNIT-UNIT, BAHAGIAN-BAHAGIAN SESUATU JABATAN/AGENSI KERAJAAN

 MEMPUNYAI REGISTRI MASING-MASING

 

 

KELEBIHAN

 

 

KESELAMATAN

- KEBOCORAN MAKLUMAT: SEBAHAGIAN SAHAJA

- BENCANA : SEBAHAGIAN SAHAJAROSAK

TIDAK PERLU RAMAI KAKITANGAN

CEPAT DAN DEKAT DENGAN PENGGUNA

 

KELEMAHAN

 

PERTINDIHAN

KAKITANGAN TIDAK MAHIR

CERITA TIDAK LENGKAP

KAEDAH TIDAK SERAGAM

TIDAK EKONOMIK - RUANG & ALAT

 

FUNGSI REGISTRI

 

1.  PENERIMAAN  DAN PENDAFTARAN SURAT-SURAT

–BUKA SURAT,COPKAN TARIKH TERIMA & TANDATANGAN RINGKAS

–BUKU DAFTAR PENERIMAAN SURAT

–SURAT TERPERINGKAT

–SURAT TERPERINGKAT : u.p.

–SURAT BIASA/UMUM

 

JABATAN

KETUA  JABATAN

UNTUK PERHATIAN

NAMA PEGAWAI

 

 

2. PENGHANTARAN SURAT

 

1     SURAT TERPERINGKAT - 2 salinan

2     SURAT TERBUKA - 3 salinan

i.          - dihantar

ii.          - di failkan

              iii.            - fail timbul (float file)

3     SAMPUL, POS, PENGHANTAR CEPAT

 

3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

 

 

AKTIVITI UTAMA UNIT REGISTRI

SEMAK FAIL SUDAH/BELUM DIBUKA

–Rujukan Tuan

–Buku daftar fail

–Indeks

–Komputer

–Senarai fail

 

SEKIRANYA TIADA/BELUM - BUKA FAIL BARU

SEMASA MEMBUKA FAIL BARU PASTIKAN

 

KELASIFIKASI

–Kulit fail

–Nombor fail

 

TAJUK FAIL

KERTAS MINIT

 

4. PROSEDUR KAWALAN  PERGERAKAN FAIL

 

SATU TUGAS UTAMA MEREKODKAN SEGALA PERGERAKAN FAIL

 

MASALAH

 

FAIL HILANG

FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN

FAIL TERSALAH LETAK

FAIL TERSALAH HANTAR

FAIL DIAMBIL SENDIRI OLEH PEGAWAI

FAIL DIEDARKAN OLEH KAKITANGAN BUKAN DARI UNIT REGISTRI DSBNYA.

 

5. PROSEDUR PENUTUPAN FAIL

 

 

FAIL AKTIF

–100 Lampiran

–1 inci tebal

(yang mana terdahulu)

 

FAIL TIDAK AKTIF

–5 tahun tidak digunakan/rujuk

 

PENGGUNAAN SAMPUL KECIL

 

BORANG-BORANG REGISTRI

 

 

KAWALAN PERGERAKAN

BORANG R.1. - KELUAR MASUK FAIL

BORANG R.2. - PERMINTAAN FAIL

BORANG R.3. - NOTA PERGERAKAN FAIL

BORANG R.4. - LANJUTAN PENGGUNAAN FAIL

BORANG R.5. - KEMBALIKAN FAIL

BORANG R.6. - SLIP PINDAAN LAMPIRAN

 

 

 

| Home | Program | Peserta | Profil Arkib | Pengendali | 

 

 

Dibina pada 20/03/05 oleh Azizi@2005