PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO BERKUALITI

1. Pengenalan

1.1 Peranan dan fungsi surat dalam penghidupan kita

1.2 Takrif surat rasmi

2. Jenis-Jenis Surat

i. Surat tidak rasmi

ii. Surat rasmi

iii. Memo

3. Takrif

i. Surat tidak rasmi

Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu

ii. Surat rasmi

Surat rasmi ialah alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain

iii. Memo

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi

4. Ciri-Ciri

4.1 Surat tidak rasmi

Tidak terikat dengan peraturan-peraturan tertentu (bebas) mengikut citarasa penulis berdasarkan siapa penerimanya

4.2 Surat rasmi

Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu iaitu dari segi format, teknik, struktur dan penggunaan bahasanya

i. Format

· Pengenalan pengirim dan penerima

· Rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh

· Ada tajuk surat

· Isi surat (satu perkara sahaja)

· Akhir surat (harapan, nama pengirim, jawatan)

· Identation jaral tepi permulaan menulis)

· Jarak perenggan

· Jarak baris

ii. Teknik/Kaedah Menulis

· Rujukan dan tarikh (kanan/kiri)

· Penulisan tarikh ( 12 Januari 1997)

· Alamat dan Poskod (highlight)

· Ada sistem nombor (kecuali bukan untuk berhubung)

· Untuk perhatian (u.p.)

· Melalui (jika perlu)

· Salinan (jika perlu)

· Pendraf/penaip (jika perlu)

iii. Struktur

Ditulis mengikut urutan

a. Pengenalan

· Pengirim

· Penerima

b. Isi Surat

· Perkara

· Pengenalan isi

· Isi utama/Isi Sokongan

c. Penutup

· Harapan

· Akhir kata

· Slogan

· Ungkapan kesetiaan/pengakuan

· Tanda tangan/ nama/ jawapan

iv. Pengunaan bahasa yang khusus

a. Ganti nama

· Orang pertama

· Orang kedua

· Orang ketiga

b. Wacana

c. Laras bahasa

4.3 Memo

i. Ditulis secara ringkas. Apa yang pentingkan hanya isi yang pada umumnya bertujuan :

· Makluman

· Permintaan/cadangan

· Arahan

· Menyampaikan maklumat dll.

ii. Ditulis dalam dua bentuk

· Bentuk borang

· Bentuk terbuka

5. Jenis-Jenis Surat Rasmi

· Pemohonan,

· rayuan,

· bantahan,

· makluman,

· arahan,

· ucapan (tahniah/takziah),

· penghargaan,

· perakuan,

· jemputan,

· cadangan, pesanan,

· perjanjian,

· pekeliling,

· iringan dan lain-lain.

6. Prinsip-Prinsip Penulisan Surat Rasmi : 4 C + P

6.1 Correct (Betul)

· Ejaan,

· tatabahasa,

· laras bahasa (pengunaan ganti nama dan gelaran),

· data,

· fakta ,

· maklumat,

· wacana,

· format,

· teknik

6.2 Clear (Jelas)

· Tujuan,

· perkara/tajuk/msesj,

· prosedur/penulisan/protocol,

· Struktur penulisan

+ Pengenalan

- Pengirim (nama jabatan, alamat dan perhubungan)

- Rujukan fail dan tarikh

- SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN

- Penerima (jawatan, alamat dan poskod)

- Untuk perhatian (u.p)

- Melalui

- Rujukan kehormat

+ Isi surat

- Tajuk

- Keselarasan rujukan kehormat

- Pengenalan isi utama

- Isi utama / isi sokongan

- Harapan

+ Akhir surat

- Pengakuan / pengakuan kesetiaan

- Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak (b.p.)

- Slogan (tetap/sementara)

- Salinan kepada (s.k.)

- Initial (huru ringkas) pendraf dan penaip

· Ayat mudah

· Pengolahan (urutan logic)

· Pengunaan huruf potong atau akronim

· Sistem nombor

6.3 Concise (Ringkas dan padat)

i. Terus kepada mesej

ii. Tidak ada pembaziran perkataan

6.4 Comprehensive (Lengkap)

i. Data utama dan data sokongan

ii. Spesifikasi yang terperinci

iii. Maklumat yang lengkap (data dan fakta)

iv. Rasional / justifikasi

v. Konstruktif

6.5 Polite (Bersopan-santun dan hormat)

i. Diplomasi

ii. Wacana hormat

iii. Wacana rujukan

iv. Wacana harapan

v. Wacana antisipasi

vi. Wacan penutup

7. Format dan Teknik Penulisan

7.1 Jarak tepi (indentation)

7.2 Jarak langkau baris / perenggan

7.3 Jarak selepas koma

7.4 Jarak selepas noktah

7.5 Penekanan (highlight)

7.6 Penekanan rujukan fail

7.7 Penulisan tarikh

7.8 Pernyataan ‘SULIT’

7.9 Pengunaan ‘untuk perhatian’ (u.p.)

7.10 Pengunaan ‘Melalui’

7.11 Simbol lampiran (….)

7.12 Sambungan muka surat ( …2/-)

8. Format Memo

8.1 Bentuk Borang

MEMO INTAN

Kepada :

Daripada :

Untuk kelulusan	Sila uruskan
Untuk makluman	Sila kaji dan kemukakan
Untuk pandangan	Sila bercakap
Untuk simpanan	Sila taip
Untuk difailkan	Sila cetak
Untuk tandatangan	Sila edarkan
Simpan dalam perhatian sehinga ……..	Sial beri ulasan