Make your own free website on Tripod.com

 

 

 

PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO BERKUALITI

 

1.                  Pengenalan

 

1.1 Peranan dan fungsi surat dalam penghidupan kita

1.2  Takrif surat rasmi

 

2.                  Jenis-Jenis Surat

 

i.         Surat tidak rasmi

ii.       Surat rasmi

iii.      Memo

 

3.                  Takrif

 

i.         Surat tidak rasmi

       Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu

ii.       Surat rasmi

Surat rasmi ialah alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain

iii.      Memo

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi

 

4.                  Ciri-Ciri

4.1    Surat tidak rasmi

Tidak terikat dengan peraturan-peraturan tertentu (bebas) mengikut citarasa penulis berdasarkan siapa penerimanya

 

4.2    Surat rasmi

Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu iaitu dari segi format, teknik, struktur dan penggunaan bahasanya

 

i.                     Format

·        Pengenalan pengirim dan penerima

·        Rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh

·        Ada tajuk surat

·        Isi surat (satu perkara sahaja)

·        Akhir surat (harapan, nama pengirim, jawatan)

·        Identation jaral tepi permulaan menulis)

·        Jarak perenggan

·        Jarak baris

ii.                   Teknik/Kaedah Menulis

·     Rujukan dan tarikh (kanan/kiri)

·     Penulisan tarikh ( 12 Januari 1997)

·    Alamat dan Poskod (highlight)

·    Ada sistem nombor (kecuali bukan untuk berhubung)

·    Untuk perhatian (u.p.)

·    Melalui (jika perlu)

·    Salinan (jika perlu)

·    Pendraf/penaip (jika perlu)

iii.                  Struktur

Ditulis mengikut urutan

a.       Pengenalan

·        Pengirim

·        Penerima

b.      Isi Surat

·        Perkara

·        Pengenalan isi

·        Isi utama/Isi Sokongan

c.       Penutup

·        Harapan

·        Akhir kata

·        Slogan

·        Ungkapan kesetiaan/pengakuan

·        Tanda tangan/ nama/ jawapan

iv.                 Pengunaan bahasa yang khusus

a.             Ganti nama

·     Orang pertama

·     Orang kedua

·     Orang ketiga

b.            Wacana

c.             Laras bahasa

4.3    Memo

i.                     Ditulis secara ringkas. Apa yang pentingkan hanya isi yang pada umumnya bertujuan :

·        Makluman

·        Permintaan/cadangan

·        Arahan

·        Menyampaikan maklumat dll.

ii.                   Ditulis dalam dua bentuk

·        Bentuk borang

·        Bentuk terbuka

 

5.                  Jenis-Jenis Surat Rasmi

·        Pemohonan,

·        rayuan,

·        bantahan,

·        makluman,

·        arahan,

·         ucapan (tahniah/takziah),

·         penghargaan,

·        perakuan,

·         jemputan,

·        cadangan, pesanan,

·         perjanjian,

·         pekeliling,

·         iringan dan lain-lain.

 

6.                  Prinsip-Prinsip Penulisan Surat Rasmi : 4 C + P

6.1 Correct (Betul)

·        Ejaan,

·        tatabahasa,

·         laras bahasa (pengunaan ganti nama dan gelaran),

·         data,

·        fakta ,

·        maklumat,

·         wacana,

·        format,

·        teknik

 

         6.2 Clear (Jelas)

·        Tujuan,

·        perkara/tajuk/msesj,

·        prosedur/penulisan/protocol,

·        Struktur penulisan

+    Pengenalan

-         Pengirim (nama jabatan, alamat dan perhubungan)

-         Rujukan fail dan tarikh

-         SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN

-         Penerima (jawatan, alamat dan poskod)

-         Untuk perhatian (u.p)

-         Melalui

-         Rujukan kehormat

+    Isi surat

-         Tajuk

-         Keselarasan rujukan kehormat

-         Pengenalan isi utama

-         Isi utama / isi sokongan

-         Harapan

+    Akhir surat

-         Pengakuan / pengakuan kesetiaan

-         Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak (b.p.)

-         Slogan (tetap/sementara)

-         Salinan kepada (s.k.)

-         Initial (huru ringkas) pendraf dan penaip

·        Ayat mudah

·        Pengolahan (urutan logic)

·        Pengunaan huruf potong atau akronim

·        Sistem nombor

 

      6.3    Concise (Ringkas dan padat)

i.                     Terus kepada mesej

ii.                   Tidak ada pembaziran perkataan

 

      6.4    Comprehensive (Lengkap)

 

i.                     Data utama dan data sokongan

ii.                   Spesifikasi yang terperinci

iii.                  Maklumat yang lengkap (data dan fakta)

iv.                 Rasional / justifikasi

v.                   Konstruktif

 

       6.5    Polite (Bersopan-santun dan hormat)

 

i.                     Diplomasi

ii.                   Wacana hormat

iii.                  Wacana rujukan

iv.                 Wacana harapan

v.                   Wacana antisipasi

vi.                 Wacan penutup

 

 

7.                  Format dan Teknik Penulisan

 

7.1             Jarak tepi (indentation)

7.2              Jarak langkau baris / perenggan

7.3              Jarak selepas koma

7.4              Jarak selepas noktah

7.5              Penekanan (highlight)

7.6              Penekanan rujukan fail

7.7              Penulisan tarikh

7.8              Pernyataan ‘SULIT’

7.9               Pengunaan ‘untuk perhatian’ (u.p.)

7.10                      Pengunaan ‘Melalui’

7.11                      Simbol lampiran (….)

7.12                      Sambungan muka surat ( …2/-)

 

 

8.                  Format Memo

 

8.1  Bentuk Borang

 

 

MEMO INTAN

Kepada :

Daripada :

    Untuk kelulusan

 

      Sila uruskan

    Untuk makluman

      Sila kaji dan kemukakan

 

   Untuk pandangan

 

      Sila bercakap

    Untuk simpanan

 

      Sila taip

    Untuk difailkan

 

      Sila cetak

    Untuk tandatangan

 

      Sila edarkan

    Simpan dalam perhatian sehinga ……..

 

      Sial beri ulasan

 

 

 

CATATAN ________________________________________________

 

________________________________________________

 

________________________________________________

 

Terima kasih

 

Tarikh : ……………….               Tandatangan …………..

 

 

 

 

8.2  Memo Bentuk Terbuka

 

 

 

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA

(INTAN) MALAYSIA

                     Fail kami : INTAN                                              Tarikh :

                     Fail tuan  :

Tajuk

 

 

Kepada

 

Salinan

Daripada

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Contoh Surat Tidak Rasmi | Contoh Surat Rasmi 

**************************************************************************

| Surat Panggilan | Jadual | Contoh 1 | Contoh 2 | Contoh 3 | Contoh 4 | Contoh 5 | Nota | Pautan |

************************************************************************

Dibina pada April 1, 2004 dan Dikemaskini pada December 11, 2004 oleh Azizi. Hakcipta@2004